Wie man große Mengen vertraulicher Dokumente vernichtet

Weshalb die Auswahl Ihres Schredderlieferanten nicht bedeuten sollte, dass Sie bei Bedarf, Dringlichkeit oder Servicequalität Kompromisse eingehen müssen.

Im deutschen Markt, wo Datenschutzvorschriften wie die DSGVO von großer Bedeutung sind, wird die Auswahl des richtigen Schredderlieferanten zu einer entscheidenden Angelegenheit. Angesichts zahlreicher Optionen ist es von entscheidender Bedeutung, die Kriterien zu verstehen, die einen verlässlichen Partner auszeichnen.

Doch das ist leichter gesagt als getan. Die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind unterschiedlich, und selbst die Suche nach dem passenden Schredderdienst kann eine Herausforderung darstellen. Wir wissen, dass Unternehmen und Großbetriebe eine beträchtliche Menge an sensiblen Daten generieren, darunter Mitarbeiterakten, firmeneigene Informationen, Geschäftspläne und Finanzberichte. Dies gilt insbesondere für den Rechtssektor, wo beispielsweise Anwaltskanzleien große Mengen an papierbasierten vertraulichen Daten von Mandanten und Fällen verwalten. Manchmal bedeutet dies, dass sich Kartons stapeln, Schreibtische und Aktenschränke überquellen und sogar ganze Lagerhäuser voller vertraulicher Dokumente nicht ordnungsgemäß entsorgt werden – und folglich benötigen Sie einen Dienstleister, der damit umgehen kann.

Es gibt auch andere wichtige Faktoren zu beachten – Unternehmen werden auch eine nachhaltige Vernichtungslösung wünschen, bei der ihre Papiere nach der Vernichtung sicher recycelt werden. Das Verständnis der DIN-Papiersicherheitsstufen ist ebenfalls entscheidend für den Schutz sensibler Informationen, und das Finden des richtigen Gleichgewichts zwischen Datensicherheit, Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit.

Hier sind also die Punkte, auf die Sie bei einem Anbieter achten sollten – und warum die Auswahl eines Anbieters nicht bedeuten sollte, dass Sie bei Bedarf, Dringlichkeit oder Servicequalität Kompromisse eingehen müssen.

Welche Faktoren sollten beim Auswahl eines Anbieters berücksichtigt werden?

Obwohl es zunächst den Anschein haben mag, als ob das Auslagern Ihrer Schredderbedürfnisse und die Auswahl eines Anbieters einige Kompromisse erfordern könnten – sei es in Bezug auf Kosten, Sicherheit oder Nachhaltigkeit – trifft dies nicht auf alle zu. Bei der Auswahl eines Partners für die Dokumentenschredderung sollten Sie nachweislich sichere Praktiken, effiziente Bearbeitungszeiten und die Fähigkeit priorisieren, Ihr spezifisches Dokumentenvolumen zu verwalten. Fragen Sie nach Vor-Ort-Schreddermöglichkeiten für maximale Kontrolle oder erkundigen Sie sich nach sicheren, abschließbaren Behältern für die kontinuierliche Dokumentenansammlung, wenn Sie einen externen Service nutzen. Bei der Diskussion über das Volumen sollten Sie Ihre Schredderanforderungen klarstellen und sicherstellen, dass der Anbieter sowohl regelmäßige als auch gelegentliche große Chargen effizient bewältigen kann. Egal, ob es sich um ein paar Kartons mit alten Festplatten handelt oder um ein Lagerhaus voller vertraulicher Dateien – Ihr Anbieter sollte in der Lage sein, Ihre spezifischen Anforderungen mit dem gleichen Maß an Service zu erfüllen. Und wenn Ihr Unternehmen auf Umweltziele hinarbeitet, sollten Sie prüfen, ob Ihr Anbieter in der Lage ist, Ihre vertraulichen Materialien sicher zu recyceln, sobald sie vernichtet und die Daten unwiderruflich gemacht wurden.

Neben dem Service sollte die Partnerschaft mit einem Schredderanbieter auch bedeuten, dass er Ihnen hilft, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dies bedeutet den Austausch von Wissen, die Unterstützung der Benutzer bei der Einhaltung von Vorschriften und das Verständnis der richtigen DIN-Papiersicherheitsstufen.

Fachkenntnisse

Wir sind stolz darauf, unseren Kunden nicht nur die Dienstleistungen in dem benötigten Volumen und Zeitrahmen zur Verfügung zu stellen, sondern auch die Sicherheits- und Nachhaltigkeitsanforderungen von Unternehmen zu erfüllen.

Was die Sicherheit betrifft, sind unsere Teams Experten in der Einhaltung der DIN-Standards. Das bedeutet, dass wir Ihnen immer beratend zur Seite stehen und Ihnen helfen, die richtige Vernichtungsmethode für Sie zu wählen. Ob Sie uns darum bitten, sich um Mitarbeiterakten, Finanzformulare, juristische Dokumente, alte Steuererklärungen, HR-Dokumente, Archive oder alles mit einem höheren Grad an Vertraulichkeit zu kümmern – wir werden immer sicherstellen, dass sie sicher vernichtet werden.

Zusätzlich kann Shred-it nach jedem Service ein Vernichtungszertifikat ausstellen, das als greifbarer Beweis dafür dient, dass Ihre vertraulichen Informationen wirksam, sicher und nachhaltig vernichtet wurden. Das Dokument dient als schriftlicher Nachweis für Ihr Engagement für den Datenschutz und hilft Ihnen, die Einhaltung zu erreichen, während Sie den Ruf Ihres Unternehmens schützen.

Shred-it bietet auch Unterstützung bei Dokumenten an, die für den Wissensaustausch und die Schulung verwendet werden können, über sein Online-Ressourcenzentrum.

Unser Serviceangebot

Bei Shred-it gibt es keine Kompromisse in Bezug auf die Servicequalität. Das bedeutet, ob Sie sensible Finanzinformationen, Patientenakten oder vertrauliche Verträge sicher vernichten müssen, unser Massenschredderdienst rationalisiert den Prozess der Dokumentenvernichtung, gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und schützt die Vertraulichkeit Ihres Unternehmens.

Wir bieten eine Reihe von Dienstleistungen an, von der Massenvernichtung bis hin zu regelmäßigen geplanten Diensten – so oft Sie sie benötigen – für alle Materialien. Und Sie können sogar zwischen Vor-Ort- und Off-Site-Vernichtung wählen, je nach Ihren Vorlieben.

Mit 35 Jahren Erfahrung hat Shred-it dazu beigetragen, das zu schützen, was wichtig ist – wir wenden dieselben strengen Protokolle an und haben modernste Schredder- und Recyclingtechnologien entwickelt, um einen gleichbleibend hochwertigen Service zu gewährleisten.

Oder besuchen Sie unsere Website und erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen in den Bereichen Papiervernichtung, Festplattenvernichtung und Recycling. Oder sprechen Sie noch heute mit uns darüber, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, den Datenschutz richtig umzusetzen.