Durch die Sicherheitslandschaft navigieren und Umweltvorschriften einhalten

In der heutigen vernetzten Welt, in der Datenschutzverletzungen und Umweltbedenken eine große Rolle spielen, stehen Unternehmen unter einem noch nie dagewesenen Druck, die Einhaltung einer wachsenden Zahl von Vorschriften zu gewährleisten. Die Nichteinhaltung von Vorschriften verursacht nicht nur vermeidbare finanzielle Kosten, sondern droht auch mit rechtlichen Konsequenzen und Rufschädigung. Nach dem IBM Security-Bericht „2023 Cost of Data Breach“ (Kosten von Datenschutzverletzungen), aus dem hervorgeht, dass Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften die Gesamtkosten um durchschnittlich 239.000 US-Dollar erhöhen – die sich bereits auf durchschnittlich 4,45 Millionen US-Dollar belaufen – ist die Dringlichkeit der Einhaltung von Vorschriften noch nie so deutlich geworden¹.

Wir bei Shred-it wissen, wie wichtig diese Herausforderung für Ihr Unternehmen ist. Deshalb werden wir in diesem Blog die entscheidende Bedeutung der Einhaltung der wichtigsten Vorschriften erörtern, die Folgen der Nichteinhaltung untersuchen und praktische Tipps für die Einhaltung der Vorschriften in der Welt des hybriden Arbeitens geben.

Das regulatorische Umfeld verstehen: Datenschutz, Sicherheit, Aufzeichnungen und die Umwelt

Da sensible Informationen immer mehr in den Mittelpunkt des Geschäftsbetriebs rücken, ziehen die Aufsichtsbehörden weltweit die Zügel in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit, Aufbewahrung von Unterlagen und Umweltpraktiken immer mehr an. Strengere Vorschriften sind die Antwort auf die zunehmenden Risiken, die von Datenschutzverletzungen und Umweltproblemen ausgehen. Rund um den Globus erreichen Strafen für die Nichteinhaltung neue Höhen, was die Notwendigkeit unterstreicht, dass die Unternehmen der Einhaltung der Vorschriften Vorrang einräumen.

Die möglichen Folgen der Nichteinhaltung von Vorschriften können für Unternehmen in vielerlei Hinsicht verheerend sein. Abgesehen von den finanziellen Strafen drohen den Unternehmen auch rechtliche Schritte, die ihren Betrieb lahmlegen können. Darüber hinaus kann der aus der Nichteinhaltung resultierende Imageschaden das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern untergraben, was den langfristigen Erfolg weiter beeinträchtigt.

Praktische Tipps für eine erfolgreiche Einhaltung von Vorschriften

Wo auch immer in der Welt Ihr Unternehmen ansässig ist, es gibt eine Reihe komplexer Vorschriften, die Sie und Ihre Mitarbeitenden beachten müssen. Von der Festlegung von Richtlinien für die Aufbewahrung von Dokumenten bis hin zur Einführung von Verfahren für die sichere Entsorgung von Dokumenten – hier sind unsere besten Tipps:

● Vereinfachen Sie die Handhabung von Dokumenten: Rationalisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement, um den ordnungsgemäßen Umgang mit vertraulichen Dateien zu gewährleisten, das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren und vertrauliche Informationen zu schützen.

● Entwickeln Sie einen regelkonformen Verwaltungsplan: Erstellen Sie ein klares Schritt-für-Schritt-Verfahren, mit dem Sie konforme Dokumentenmanagement-Praktiken in Ihre täglichen Abläufe integrieren, und führen Sie einen Compliance-Tracker.

● Sicherstellen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Halten Sie sich über die neuesten Richtlinien und Vorschriften auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die höchsten Standards für Datenschutz und Umweltverantwortung einhält.

● Sicheres Recycling von geschredderten vertraulichen Dateien, Festplatten und andere Sachwerte: Recyceln Sie alle geschredderten Materialien, um die Nachhaltigkeit zu fördern und gleichzeitig die Sicherheit zu gewährleisten.

Anpassung an sich verändernde Arbeitsumgebungen

Die zunehmende Verbreitung von Remote- und Hybrid-Arbeitsplätzen stellt besondere Herausforderungen an die Einhaltung von Vorschriften. Da vertrauliche Dokumente zwischen Heimbüros und hybriden Arbeitsumgebungen hin- und herwandern oder dort aufbewahrt werden, müssen Unternehmen ihre Verfahren zur Dokumentensicherheit anpassen. Nahtlose Integration von Compliance-Maßnahmen in diese neuen Arbeitsumgebungen.

Unternehmen können diesen Prozess beginnen, indem sie sichere digitale Dokumentenverwaltungssysteme implementieren, die einen nahtlosen Zugriff und eine kontrollierte gemeinsame Nutzung vertraulicher Dateien ermöglichen – und auch deren Vernichtung, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Außerdem sollten Unternehmen darauf achten, dass sie klare, konforme Richtlinien für die Handhabung, Speicherung und Entsorgung von Daten sowohl zu Hause als auch im Büro festlegen.

Die Einhaltung von Richtlinien ist jedoch nicht nur ein Problem in entfernten und hybriden Umgebungen. Auch in herkömmlichen Büroräumen sind robuste Protokolle für die Dokumentensicherheit erforderlich. Klare Richtlinien für den Umgang mit Dokumenten, sichere Aufbewahrungspraktiken, klare Schreibtischrichtlinien und ordnungsgemäße Entsorgungsverfahren sind wesentliche Bestandteile einer umfassenden Compliance-Strategie. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen stärken die Bedeutung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit und schaffen eine äußerst wichtige Kultur des Sicherheitsbewusstseins.

Ihr zuverlässiger Partner für Compliance: Shred-it

Mit über 30 Jahren Erfahrung ist Shred-it ein Experte in Sachen Compliance. Wir stellen sicher, dass unsere umfassenden Lösungen ständig an die neuesten Entwicklungen in der Informationssicherheit und Umweltgesetzgebung angepasst werden. Unsere Dienstleistungen sind nicht nur auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtet, sondern wir stellen Ihnen auch Online-Leitfäden zur Verfügung, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre digitalen und physischen Sicherheitspraktiken den Industriestandards entsprechen, und zwar über unser Resource Centre. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen der Sicherheit und der Umweltverantwortung Vorrang einräumen kann und damit den Grundstein für eine sicherere und nachhaltigere Geschäftszukunft legt.

Mit unseren Richtlinien für Shred-All und Secure Document Management kann Shred-it sicherstellen, dass alle Ihre Dokumente sicher vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, und so das Risiko einer Datenverletzung verringern. Außerdem zeigen wir Ihnen bewährte Praktiken für die Erstellung, Implementierung und Überprüfung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösungen.

Vorrang für Sicherheit und Umweltverantwortung

In einer Zeit, die von einer verstärkten Kontrolle durch die Behörden geprägt ist, darf die Bedeutung der Einhaltung von Sicherheits- und Umweltvorschriften nicht unterschätzt werden. Die strengeren Vorschriften sind eine direkte Reaktion auf die zunehmenden Risiken von Datenschutzverletzungen und Umweltverschmutzung. Die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften sind hoch, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf die Reputation. Durch die Einführung von bewährten Praktiken und die Zusammenarbeit mit Shred-it können Unternehmen die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, ihre Abläufe straffen und ihre Zukunft sichern. Mit unseren fachkundigen Ressourcen und unseren konformen Aktenvernichtungsdiensten können Unternehmen die Komplexität der Einhaltung von Vorschriften problemlos bewältigen.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung und erfahren Sie, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

1.

IBM Security – Cost of a Data Breach Report 2023

Vorrang für Sicherheit und Umweltverantwortung