So archivieren Sie Dokumente sicher vor dem Schreddern

Während weiterhin COVID-19-Einschränkungen gelten, kehren immer mehr Unternehmen zurück in ihre Büros oder setzen wenigstens ein Hybridmodell ein, bei dem zwischen Büro- und Heimarbeit abgewechselt wird.

Jedoch sind viele Menschen während der gesamten Pandemie nicht im Büro gewesen; das heißt, dass  in den Büros erstmal aufgeräumt werden muss, um zurück zur Normalität zu kehren. 

Die Archivierung und anschließende effiziente, sichere Entsorgung von Dokumenten mithilfe eines Informationssicherheitsunternehmens wie Shred-it ist eine der besten Möglichkeiten zum Schutz Ihrer vertraulichen und sensiblen Daten, verringert das Risiko von Datenschutzverletzungen und unterstützt Sie bei der Erfüllung von Auflagen. 

Die Frage lautet: welche verschiedenen Möglichkeiten zur Dokumentenarchivierung gibt es?
 

Arten der Dokumentenarchivierung

Zunächst sollten Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Dokumentenarchivierung kennen: althergebrachte Lagerung, digitale Speicherung und Scannen auf Anfrage. Im Weiteren finden Sie eine Übersicht zu jeder dieser Methoden.
 

Traditionelle Lagerung

Die traditionelle Lagerung besteht in der Archivierung von Papierdokumenten in einem Aktenschrank vor Ort. Dies ist ein guter Ansatz für kleinere Unternehmen, die nur eine kleine Anzahl von Dokumenten zu archivieren haben.

Die Lagerung vor Ort erfordert einige Maßnahmen, die es zur befolgen gilt, wie die Investition in geeignete, sichere Ausstattung. Dazu könnten ein brandsicherer Tresor oder ein abschließbarer Aktenschrank gehören.

Die Organisation ist hierbei von grundlegender Bedeutung, da zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Dokumente vonnöten sind. Das Wissen darüber, welche Dokumente archiviert sind und wo, stellt ein potenzielles Problem dar.

Sollte eine Lagerung vor Ort für Ihr Unternehmen nicht infrage kommen, könnte sich ein sicheres Lager fernab des Standorts bezahlt machen. Große Unternehmen entscheiden sich oft für eine Lagerung fernab ihres Standorts, sodass sie nur Standarddokumente vor Ort haben.

Einige Aspekte gilt es bei der Archivierung von Dokumenten in einem Lager fernab des Standorts zu beachten. Dazu gehören: die Nähe des Lagers zu Ihrem Arbeitsplatz, schneller Zugriff auf archivierte Dokumente und Sicherheit im Lager; denn Ihre Dokumente sollen nicht in falsche Hände geraten.
 

Digitale Speicherung

Digitale Speicherung besteht in der digitalen Archivierung von Dokumenten und eignet sich hervorragend zum Platzsparen, da so der Bedarf zur Lagerung von Papierakten gesenkt wird. Online-Archivierung von Dokumenten ermöglicht Unternehmen die Remotearbeit sowie Platzersparnisse im Büro.

Allerdings ist der digitale Weg nicht der richtige für alle. Alles online hochzuladen kann einschüchternd wirken und ohne ein sicheres Netzwerk oder einen sicheren Cloudservice Ihre archivierten Dokumente Cyberangriffen aussetzen, die Auswirkungen auf Ihren Gewinn und Ihren Ruf haben könnten.

Die Investition in einen vertrauenswürdigen Cloudservice sowie hochwertige Festplatten machen die Dokumentenarchivierung zu einer sicheren Option.
 

Scannen auf Anfrage

Bei Scannen auf Anfrage werden die beiden Methoden durch Archivierung von Dokumenten an einem anderen Standort und anschließendem Sannen und Zurücksenden an Sie vereint. Es bietet die Vorteile beider Verfahren sowie eine tolle Option für große Unternehmen, die mehr Speicher und gelegentlichen Zugang zu ihren Dokumenten benötigen.

Diese Variante kann sich teurer gestalten, weil Sie zusätzliche Dienstleistungen zahlen müssen, den Service für sowohl die Lagerung von Papierakten fernab des Standorts als auch die digitale Speicherung.
 

Sichere Informationsvernichtung

Nach der Dokumentenarchivierung gemäß DSGVO-Richtlinien und Vorhaltezeiten ist es an der Zeit, Dokumente zu prüfen, die eine sichere Zerstörung benötigen.

Papier macht 26 % des Deponieabfalls aus, und wir bieten ein paar Möglichkeiten zur sicheren Zerstörung Ihrer Dokumente und Festplatten, sei es vor Ort oder fernab, die umweltfreundlicher als Wegwerfen oder weitere Lagerung sind, die Platz erfordert.1
 

Einmalige Aktenvernichtung

Die Lagerung von Papierakten kann dringend notwendigen Platz bei der Dokumentenarchivierung einnehmen, aber dank unserem Service zur einmaligen Aktenvernichtung können Sie jegliche nicht wesentlichen Dokumenten ausmisten und brauchen nur Papier und Dokumente zu archivieren, die Sie behalten müssen oder für Ihre Firma und Kundschaft relevant sind.
 

Regelmäßig geplante Aktenvernichtung

Unsere einmalige Aktenvernichtung mag für viele Unternehmen funktionieren, aber größere Betriebe benötigen eine regelmäßigere Dienstleistung. Hier kann sich unsere regelmäßig geplante Aktenvernichtung als günstige Lösung zur Sicherung Ihrer vertraulichen Informationen erweisen.
  

Zerstörung der Festplatte

Die Dokumentenarchivierung mit Lagerungslösungen für Papierakten kann sich nicht als effiziente Lagerungsmöglichkeit für große Unternehmen eignen; daher sind ein Cloudservice oder Festplatten die beste Option. Allerdings verfügen Festplatten nicht über unbegrenzten Speicherplatz, und Sie möchten ungern, dass Ihre vertraulichen Informationen in die falschen Hände geraten. Der Festplattenzerstörungsservice von Shred-it ist speziell auf die Vernichtung Ihrer Festplatten ausgelegt, sodass Ihre Daten keinesfalls abgerufen oder wiederhergestellt werden können.
 

Dies sollten Sie bei der Dokumentenarchivierung im Hinterkopf behalten

Hier finden Sie ein paar wichtige Tipps bei der Findung Ihrer Strategie zur Dokumentenarchivierung:

• Organisation: Schaffen Sie Kategorien für verschiedenen Dokumentenarten, um sie leicht finden und darauf zugreifen zu können.
• DSGVO: Achten Sie auf Einhaltung der DSGVO-Richtlinien und Vorhaltezeiten.
• Sicherheit: Investieren Sie in hochwertige Sicherheit, sei es bei althergebrachter Lagerung oder digitaler Speicherung bei der Dokumentenarchivierung.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie unsere Dienste Ihr Unternehmen, Ihre Kundschaft und Angestellten schützen können.

1 Quelle: The World Counts. 2022. https://www.theworldcounts.com/stories/paper-waste-facts