Sicheres Papierrecycling

Haben Sie an Ihrem Arbeitsplatz bereits das sichere Aktenrecycling eingeführt?

Initiativen zur allgemeinen Wiederverwertung von Papier sind in aller Munde, hinsichtlich der sicheren Wiederverwertung besteht jedoch meist Optimierungspotential. Studien zeigen, dass die Menge an gesammeltem Recyclingpapier in Europa im Jahr 2023 53,7 Millionen Tonnen betragen wird.

Heute spielt jedoch auch die Informationssicherheit eine wesentliche Rolle für den Umgang mit Papierdokumenten. Diese Entwicklung bedeutet, dass viele große und kleine Unternehmen ihre Strategie für Papierunterlagen dringend überdenken sollten.

Diverse Recycling-Vorhaben wurden bereits an den meisten Stellen einwandfrei umgesetzt. Doch weitere Initiativen, wie beispielsweise die Clean-Desk-Policy, können die Umweltfreundlichkeit eines Unternehmens sogar noch steigern.

Zum Schutz vertraulicher Daten müssen Unternehmen außerdem noch weitere Faktoren berücksichtigen.

Nachfolgend ein paar Gedanken dazu, wie der herkömmliche Entsorgungsprozess für Papierdokumente verbessert werden kann – inklusive Fokus auf Informationssicherheit, sicheres Papier-Recycling und Umweltschutz!

Die Erstellung von Dokumenten

Bisher: Der Wunsch danach, weniger Papier zu verwenden, führte zu sogenannten „grünen“, umweltfreundlichen Strategien – Informationen werden möglichst digitalisiert, Papier wird beidseitig bedruckt, etc. Manche Unterlagen müssen jedoch nach wie vor gedruckt werden. Sobald diese nicht mehr benötigt werden, wirft man sie ganz im Sinne der herkömmlichen Denkweise häufig einfach in den Abfalleimer.

Sicheres Papier-Recycling:  Ein Unternehmen, das auf Sicherheit Wert legt, verfügt über eine Document-Management-Policy. Somit werden vertrauliche Daten vom Zeitpunkt der Erstellung eines Dokuments bis hin zu dessen Vernichtung geschützt. Die Anforderungen dafür stammen aus Datenschutzgesetzen und lauten, dass vertrauliche Informationen sicher vernichtet werden müssen, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. In der Praxis sensibilisiert diese Richtlinie auch die Angestellten eines Unternehmens, wie wichtig es ist, Informationen zu schützen.

Entsorgung für Aktenvernichtung

Bisher: Traditionell werden Papierunterlagen einfach in offene Abfalleimer geworfen, die überall auf dem Arbeitsplatz aufgestellt werden. Diese Abfalleimer erhöhen jedoch das Risiko einer Sicherheitslücke, denn Dokumente sind ganz leicht einsehbar und können problemlos entwendet werden – sei es von internen Betrügern oder von externen Kriminellen.

Sicheres Papier-Recycling: Der richtige Partner für Aktenvernichtung stellt verschlossene Datenschutztonnen Konsolen auf. Sobald ein Papierdokument nicht länger benötigt wird, wird es in diesen Konsolen entsorgt. Wurde das Papier einmal eingeworfen, kann es nicht wieder herausgeholt werden. Zusätzlich dazu empfiehlt sich die Shred-it all-Policy. Damit liegt die Entscheidung darüber, welche Information vertraulich ist, nicht länger bei den Angestellten, sondern es werden sämtliche Papierunterlagen zur sicheren Aktenvernichtung entsorgt, sobald diese nicht länger benötigt werden.

 Abfallsammlung

Bisher: In herkömmlichen Entsorgungsprozessen werden Abfalleimer in größeren Containern entleert, welche häufig im Außenbereich stehen. Damit kann jeder Datendieb auf die darin befindlichen Unterlagen zugreifen.

Sicheres Papier-Recycling: Je nach vereinbarter Regelmäßigkeit kommen Fachleute für Informationssicherheit in den Betrieb, entleeren die Konsolen und transportieren den Inhalt ab, damit sämtliche Unterlagen sicher vernichtet werden können. 

Vernichtung Akten/Dokumente