Wie lange müssen Sie Steuerunterlagen aufbewahren?

Da viele Unternehmen ihre Steuererklärungen für das vorangegangene Steuerjahr bereits abgegeben haben oder gerade abgeben, fragen sie sich häufig, wie lange die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen und -bescheide ist. Aber es gibt noch viel mehr zu dieser Frage zu sagen, also fangen wir ganz am Anfang an.

Wer muss seine Steuerunterlagen aufbewahren?

Wer die Steuerunterlagen aufbewahren muss und wie lange die Frist ist, hängt davon ab, ob Sie eine Privatperson, ein Gewerbetreibender oder ein Unternehmen sind. Für Privatpersonen gibt es keine festen Aufbewahrungsfristen, aber es wird allgemein empfohlen, bestimmte wichtige Rechtsdokumente nicht sofort zu entsorgen. Wenn Sie selbständig sind oder ein Unternehmen betreiben, gibt es Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen, die eingehalten werden müssen. Diese Fristen sind jedoch je nach Fall und Situation des Unternehmens und der Person unterschiedlich.

Welche Steuerunterlagen Sie aufbewahren sollten

Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen oder ein Selbständiger sind, müssen Sie Ihre Steuerunterlagen so lange aufbewahren, wie es die Regierung vorschreibt, um sicherzustellen, dass Sie nur die neuesten Rechtsvorschriften befolgen. Zu den wichtigen Dokumenten, die Privatpersonen und Unternehmen aufbewahren sollten, gehören:

  • Bankunterlagen und Kontoauszüge
  • Steuererklärungen und Aufzeichnungen
  • Buchhaltungsunterlagen, Dokumente, Quittungen und Rechnungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Kredit- und Darlehensunterlagen
  • Vorräte
  • Management-Berichte
  • Kopien von gesendeten/empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen

Aufbewahrung von Steuerunterlagen

Es ist wichtig, sich an die aktuellen behördlichen Vorschriften zu halten, und ebenso wichtig ist es, Ihre Steuerunterlagen sicher zu archivieren.

Sie müssen Ihre Steuerunterlagen sicher aufbewahren, und das kann auf verschiedene Weise geschehen:

  • Traditionelle Aufbewahrung wie z. B. ein abschließbarer Aktenschrank
  • Digitaler Speicher wie z. B. eine Festplatte
  • Scannen bei Bedarf, wenn Dokumente physisch und digital aufbewahrt werden

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Steuerunterlagen auf herkömmliche oder digitale Weise archivieren, müssen sie den GoBG-Steuergesetzen entsprechen. Dieses Gesetz verpflichtet Privatpersonen und Unternehmen dazu, Dokumente in der Form aufzubewahren, in der sie ursprünglich empfangen wurden, und Dokumente sicher zu archivieren, insbesondere solche in digitaler Form. So können Sie die Steuerunterlagen so lange aufbewahren, wie sie aufbewahrt werden müssen, ohne befürchten zu müssen, dass sie in die falschen Hände geraten.

Sichere Informationsvernichtung

Sobald Sie die entsprechenden Aufbewahrungsfristen erfüllt haben, müssen Sie Ihre vertraulichen Steuerunterlagen sicher vernichten. Shred-it bietet eine Reihe von Dienstleistungen an, die Ihnen helfen können, Ihre Dokumente sicher zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden, z. B:

Einmalige Papiervernichtung

Diese Option ist ideal für Unternehmen, die ihre Steuerunterlagen nur einmal im Jahr vernichten müssen, um die Aufbewahrungsfristen einzuhalten, damit Sie nur die notwendigen Dokumente aufbewahren.

Regelmäßige Papiervernichtung

Für Unternehmen und Organisationen, die ein größeres Volumen an Steuerdokumenten, Unterlagen und Veranlagungen archivieren oder häufig Dokumente und andere vertrauliche Informationen haben, die sicher vernichtet werden müssen, ist unser regelmäßiger Aktenvernichtungsdienst eine kostengünstigere Option, um Ihre Dokumente vertraulich zu halten.

Zerstörung von Festplatten

Festplatten eignen sich hervorragend für die Speicherung vertraulicher Informationen in großen Unternehmen. Festplatten verfügen jedoch nicht über unendlich viel Speicherplatz, und Sie möchten nicht, dass Ihre vertraulichen Informationen in die falschen Hände geraten. Die Festplattenvernichtungsdienste von Shred-it sind speziell darauf ausgerichtet, Ihre Festplatten zu zerstören, so dass die Daten niemals wiederhergestellt oder rekonstruiert werden können.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie unsere Dienstleistungen Ihre Mitarbeiter, Kunden und Ihr Unternehmen schützen können.