Drei Schritte zur Einführung einer Clean Desk Policy

Da immer mehr Unternehmen hybride Arbeitsformen einführen, haben sich die Bürogewohnheiten in den letzten Jahren verändert. Praktiken wie Hot-Desking, bei dem die Mitarbeiter Ihre Schreibtische je nach Bedarf nutzen und wechseln, sind alltäglich geworden - die Büros werden leerer und die Mitarbeiter verlassen Ihre Schreibtische häufiger für längere Zeiträume. Diese Faktoren können jedoch dazu führen, dass sensible Dokumente anfälliger für Datendiebstahl, Betrug oder visuelle Hackerangriffe werden. Daher ist es wichtiger denn je, dafür zu sorgen, dass dieses Material von den Schreibtischen entfernt wird.

Eine "Clean Desk"-Richtlinie - oder "Clear Desk" - kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter keine sicheren oder vertraulichen Dokumente oder Geräte mit digitalen Daten im Freien liegen lassen. Es sollte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter nur die Dokumente, die Sie für ihren Arbeitstag benötigen, an ihrem Schreibtisch aufbewahren, Sie sollten sie schützen, wenn Sie sich von ihrem Arbeitsplatz entfernen und Sie am Ende des Tages entweder schreddern oder sicher aufbewahren.

Neben der Sicherheit bringt eine Politik der aufgeräumten Schreibtische den Unternehmen noch weitere Vorteile: die Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, da alle Schreibtische aufgeräumt und frei von Papier und Unordnung sind. Gleichzeitig sorgt ein gut organisiertes und sicheres Umfeld für ein gutes Gefühl bei den Kunden.

Doch wie sieht in der neuen Arbeitswelt eine wirksame Clean-Desk-Politik aus, und wie können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter sich über Ihre Verantwortung im Klaren sind? In diesem Blog stellen wir Ihnen drei wichtige Tipps vor:

Führen Sie "Planen, Schützen und Sammeln" ein

Wir bei Shred-it wissen, wie wichtig es ist, eine robuste und intuitive Clean Desk Policy zu implementieren. Da die Datensicherheit an erster Stelle steht, muss die Richtlinie robust genug sein, um vertrauliche Dokumente zu schützen. Da es sich um etwas handelt, das jeder im Büro tagtäglich befolgen muss, muss es gleichzeitig einfach und effektiv sein.

Als Teil Ihrer Strategie empfehlen wir Ihnen, einen Arbeitsablauf nach dem Motto Planen, Schützen, Sammeln zu befolgen. Was meinen wir damit?

Planen - dies sollte etwas sein, woran die Mitarbeiter morgens als Erstes denken. Die Mitarbeiter sollten dazu angehalten werden, auf ihren Schreibtischen nur die Akten und Gegenstände zu hinterlassen, die Sie für Ihren Arbeitstag benötigen. Indem sie jeden Tag mit einer kleinen Vorausplanung beginnen, kann jeder Mitarbeiter die Dokumente auswählen, die er braucht und alle anderen Ordner und Dokumente sofort wegwerfen. Auf diese Weise wird verhindert, dass sensible Dateien unnötigerweise liegen bleiben - und möglicherweise vergessen werden, wenn sie für den Arbeitstag des Mitarbeiters nicht relevant sind.

Schützen - Während des gesamten Arbeitstages im Büro sollten die Mitarbeiter ständig daran denken, wie ihre vertraulichen und sensiblen Dokumente geschützt werden. Sie sollten nie unbeaufsichtigt gelassen werden, wenn die Mitarbeiter ihren Schreibtisch verlassen. Wenn Mitarbeiter also in einen Besprechungsraum gehen oder eine Pause einlegen, sollten Sie sich angewöhnen, kurz zu überprüfen, ob sich sensible Daten auf dem Schreibtisch befinden. Physische Dokumente sollten sicher in einem Ordner oder in einer Schublade aufbewahrt werden, und Computer sollten zum Schutz digitaler Dokumente gesperrt werden.

Sammeln - Am Ende des Tages, wenn die Mitarbeiter nach Hause gehen, sollten Sie keine Dokumente auf ihrem Schreibtisch zurücklassen. Dies ist in Zeiten von einer mobilen und hybriden Arbeitswelt besonders, da der Mitarbeiter in manchen Fällen erst nach mehreren Tagen wieder an seinen Schreibtisch zurückkehren kann - und ein anderer Mitarbeiter den Arbeitsplatz in dieser Zeit nutzen könnte. Um die Sicherheit von Kunden und Mitarbeitern zu gewährleisten, ist es wichtig, dass sensible Dateien in Ordnern oder Schubladen weggeschlossen werden.

Integrieren Sie dies in Ihre umfassenden Sicherheits- und Nachhaltigkeitsstrategien

Unternehmen sollten auch darauf achten, dass Ihre Clean-Desk-Richtlinien mit Ihren Strategien für Informationssicherheit und Nachhaltigkeitsmanagement oder ihren Umweltzielen Hand in Hand gehen. Neben den oben erwähnten Sicherheitsvorteilen kann eine Richtlinie für aufgeräumte Schreibtische auch Teil einer umfassenderen Strategie zur Entrümpelung des Büros sein. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht nur dafür sorgen, dass Dokumente in Ordnern und Schubladen eingeschlossen werden, wenn sie nicht gebraucht werden, sondern auch dafür, dass Papiere und digitale Geräte mit vertraulichen Informationen entsorgt werden, sobald Sie nicht mehr benötigt werden.

Arbeiten Sie mit einem Experten für sichere Entrümpelung zusammen

Um die Vorteile einer "Clean Desk"-Politik voll auszuschöpfen - und sie auch mit Ihren allgemeinen Sicherheits- und Nachhaltigkeitsstrategien in Einklang zu bringen - kann es von Vorteil sein, einen Teil des Prozesses auszulagern.

Shred-it kann Sie in jeder Phase unterstützen. Zunächst können wir Unternehmen dabei unterstützen, die richtigen Clean-Desk-Richtlinien und -Verfahren für Ihre spezifischen Anforderungen aufzustellen. Dabei berücksichtigen wir unter anderem die Größe des Büros, die Anzahl der Mitarbeiter und das Arbeitsplatzmodell (Hybrid-, Fern-  oder Büroarbeitsplatz). Wir können dann dafür sorgen, dass entrümpelte Papiere oder digitale Medien sicher aufbewahrt und entsorgt werden. Es ist zwar schön und gut, die Schreibtische in Ihrem Büro aufzuräumen, aber vertrauliche Akten können auch nach dem Aufräumen noch in die falschen Hände geraten. Wir sorgen dafür, dass zu einer Politik der ordentlichen Schreibtische auch ein Plan für die Vernichtung von Dokumenten gehört. Dieser umfasst die sichere Aufbewahrung von Akten und einen sicheren Vernichtungsdienst vor Ort. Unser Sicherheitsbeauftragter kommt zu Ihnen und bringt die gelagerten Dokumente zu unserem mobilen Schredderfahrzeug, das vor Ort wartet. Das gesamte geschredderte Papier wird dann sicher recycelt. Wir stellen unseren Kunden auch ein Umweltzertifikat als Teil ihres Vernichtungszertifikats aus. So können Unternehmen jedes Mal, wenn ein Schreibtisch aufgeräumt und sensible Akten entsorgt werden, sicher sein, dass dies auf eine Art und Weise geschieht, die sowohl mit ihren Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Anforderungen als auch mit ihren umfassenderen Nachhaltigkeitsstrategien in Einklang steht.

Neben den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wächst auch der Druck auf sie, einen Beitrag zu den Umweltzielen zu leisten. Wenn die Sicherheit das oberste Gebot ist, können die Methoden zur Entsorgung und Vernichtung von Dateien oft die Nachhaltigkeit außer Acht lassen.

Deshalb ist es wichtig, mit einem Aktenvernichter zusammenzuarbeiten, der die Verantwortung für die Umwelt ernst nimmt und der den Abfall so weit wie möglich sicher recycelt. Wir sind ein solcher Anbieter und bieten unseren Stammkunden außerdem ein jährliches Umweltzertifikat. So können Sie jedes Mal, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz entrümpeln, sicher sein, dass der Abfall auf eine Weise entsorgt wird, die mit Ihrer umfassenden Nachhaltigkeitsstrategie in Einklang steht.

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