Datenschutz: Vertrauliche Dateien, die Sie immer schreddern sollten

Datenschutzverletzungen nehmen jedes Jahr auf der ganzen Welt zu¹. In Verbindung mit den sich ständig weiterentwickelnden regulatorischen Richtlinien für den Umgang, die Speicherung und den Schutz personenbezogener Daten ist der Schutz vertraulicher Informationen von entscheidender Bedeutung – und stellt eine ständige Herausforderung für Unternehmen dar.

Die Risiken können hoch sein, wenn Kunden- oder Geschäftsinformationen falsch gespeichert/entsorgt oder kompromittiert werden.  Durch die Implementierung eines starken, internen Dokumentenmanagementprozesses, einschließlich einer definierten Entsorgungspraxis, können Unternehmen dazu beitragen, die zunehmende Bedrohung für die Sicherheit von Kunden-, Mitarbeiter- und Unternehmensdaten zu mindern. Und eine zuverlässige Methode ist die sichere Vernichtung, die dazu beiträgt, dass sensible Informationen unwiederbringlich vernichtet werden.

In diesem Blog untersuchen wir die verschiedenen Arten von vertraulichen Dateien, die geschreddert werden sollten, und wie wichtig dies ist. Wir erörtern auch die Herausforderungen Ihrer Branche, geben Hinweise zu Aufbewahrungsfristen und betonen, wie wichtig es ist, die lokale Gesetzgebung zu überprüfen.

Arten von Dokumenten, die geschreddert werden sollten

Um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen vertraulich bleiben, sollte eine Vielzahl von Dokumenten sicher geschreddert werden.

Finanzunterlagen wie Kontoauszüge, Steuerformulare und Kreditkartenbelege enthalten vertrauliche Finanzinformationen, die zur Identifizierung von Diebstahl oder Betrug verwendet werden können. Kundendaten, einschließlich persönlicher und finanzieller Informationen, müssen ebenfalls sicher entsorgt werden, um die Privatsphäre von Einzelpersonen zu schützen.

Mitarbeiterakten, einschliesslich Leistungsbeurteilungen, Disziplinarakten und Gehaltsinformationen, enthalten sensible Details, die zum Schutz der Privatsphäre der Mitarbeitenden geschützt werden müssen. Geschützte Informationen und geistiges Eigentum, wie z. B. Forschungs- und Entwicklungsdokumente, Produktdesigns und Geschäftsgeheimnisse, sind wertvolle Vermögenswerte, die geschreddert werden sollten, um zu verhindern, dass Wettbewerber oder unbefugte Personen Zugriff erhalten.

Branchenspezifische Beispiele

Verschiedene Branchen stehen vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es um die Entsorgung von Dokumenten geht, und viele Unternehmen speichern und verarbeiten bestimmte Dokumente, die nur sie handhaben werden.Schreddern von Finanzunterlagen, Kreditanträgen und Kreditauskünften ist unerlässlich, um Identitätsdiebstahl zu verhindern und das Vertrauen ihrer Kunden zu erhalten.

Organisationen im Gesundheitswesen verarbeiten hochsensible Krankenakten, die private Patienteninformationen enthalten, deren Höhe je nach Gesundheitssystem in Ihrem Land variieren kann. Die ordnungsgemäße Vernichtung von Krankenakten, Versicherungsdokumenten und Verschreibungsinformationen ist von entscheidender Bedeutung, um die Gesundheitsvorschriften der meisten Länder einzuhalten.

Anwaltskanzleien befassen sich mit einer Vielzahl vertraulicher Dokumente, wie z. B. Mandantenverträge, Gerichtsakten und juristische Korrespondenz. Die Vernichtung dieser Dokumente gewährleistet die Vertraulichkeit von Kundendaten und verhindert, dass sensible Rechtsinformationen in die falschen Hände geraten.

Andere Branchen, darunter Einzelhandel, Gastgewerbe und  E-Commerce, sammeln, speichern und verarbeiten Kundendaten wie Namen, Adressen und Kreditkarteninformationen. Die Vernichtung von Kundendatensätzen nach Ablauf der erforderlichen Aufbewahrungsfrist trägt dazu bei, das Risiko von Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff zu mindern.

Hinweise zu Aufbewahrungsfristen

Das Verständnis der angemessenen Aufbewahrungsfristen für  verschiedene Arten von Dokumenten ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine effiziente Datensatzverwaltung. Wenn Sie Dokumente über die erforderliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahren Finanzinstitute wie Banken verarbeiten riesige Mengen an Finanzdaten. Das und ihre Vernichtung verzögern, indem Sie sie auf unbestimmte Zeit speichern, unterliegt Ihr Unternehmen dem Risiko von Datenschutzverletzungen und Geldstrafen.

Durch die Befolgung von Aufbewahrungsrichtlinien und das Schreddern nicht benötigter Dokumente können Sie den Lageraufwand minimieren, das Risiko von Geldstrafen verringern und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen gewährleisten.

Wie wichtig es ist, die lokale Gesetzgebung zu überprüfen

Die Datenschutzbestimmungen und -anforderungen können von Land zu Land unterschiedlich sein.

Um die Einhaltung der lokalen Gesetze zu gewährleisten, ist es für Unternehmen wichtig, sich über die Vorschriften zur Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten auf dem Laufenden zu halten. Die Überprüfung der lokalen Gesetzgebung in Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre ermöglicht es Unternehmen, ihre Aktenvernichtungspraktiken an spezifische Vorschriften anzupassen, die ihren Betrieb betreffen. Indem sie informiert und konform bleiben, können Unternehmen sich und ihre Kunden vor Rechts- und Reputationsrisiken schützen.

In einer Zeit, in der Unternehmen weiterhin in höchster Alarmbereitschaft vor einer Datenschutzverletzung sind und in der der unbefugte Zugriff auf vertrauliche Informationen allgegenwärtig ist, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, dem Datenschutz Priorität einzuräumen.

Die Implementierung geeigneter Schredderpraktiken für vertrauliche Dateien ist ein wesentlicher Schritt zum Schutz sensibler Informationen und zur Aufrechterhaltung des Kundenvertrauens. Durch das Verständnis der Arten von Dokumenten, die geschreddert werden sollten, unter Berücksichtigung der Herausforderungen ihrer Branche, der Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und der Information über die lokale Gesetzgebung können Unternehmen ihre gesamten Datenschutzbemühungen verbessern.

Die Zusammenarbeit mit Experten für Informationsvernichtung trägt dazu bei, dass Unternehmen von einer sicheren Beweismittelkette für ihre sensiblen Informationen sowie von der Einhaltung der sich entwickelnden Datenschutzvorschriften profitieren.

Shred-it hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen dabei zu helfen, ihre sensiblen Informationen durch sicheres Aktenvernichten zu schützen. Unsere professionellen Dienstleistungen stellen sicher, dass vertrauliche Dateien unwiederbringlich vernichtet werden, helfen Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Ihre Daten zu schützen. Und da wir in Ländern auf der ganzen Welt präsent sind, verstehen wir Ihre lokalen Anforderungen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Aktenvernichtungslösungen zu erfahren und Ihre Datenschutzpraktiken zu stärken.

^[1] Laut dem Infosecurity Magazine stiegen die Datenschutzverletzungen im 3. Quartal 2022 um 70 % im Vergleich zum 2. Quartal: https://www.infosecurity-magazine.com/news/data-breaches-rise-by-70-q3-2022/. Das Weltwirtschaftsforum berichtet auch, dass die Kosten von Datenschutzverletzungen weltweit im Vergleich zum Vorjahr um 20 % steigen (https://www.weforum.org/agenda/2023/03/data-breaches-are-increasing-at-a-rapid-speed-here-s-what-to-do-about-it/).  

² Laut dem Infosecurity Magazine stiegen die Datenschutzverletzungen im 3. Quartal 2022 um 70 % im Vergleich zum 2. Quartal: https://www.infosecurity-magazine.com/news/data-breaches-rise-by-70-q3-2022/. Das Weltwirtschaftsforum berichtet auch, dass die Kosten von Datenschutzverletzungen weltweit im Vergleich zum Vorjahr um 20 % steigen (https://www.weforum.org/agenda/2023/03/data-breaches-are-increasing-at-a-rapid-speed-here-s-what-to-do-about-it/).