5 Datenschutzrisiken und wie man sie verringert

Im Deutschland speichern Unternehmen täglich große Mengen vertraulicher Informationen auf Papierdokumenten und Festplatten. In der heutigen hybriden Welt kann jedoch auch der Transport sensibler Informationen zur Verwendung außerhalb des Arbeitsumgebung erhebliche Datenschutzrisiken bergen. Der Verlust, der Diebstahl oder die Kompromittierung vertraulicher physischer und digitaler Materialien kann für Unternehmen aller Größenordnungen verheerende Folgen haben, die von rechtlichen über finanzielle bis hin zu Reputationsschäden reichen können.

Da Studien zeigen, dass rund 83% der Unternehmen mehr als eine Datenschutzverletzung hatten¹, war  es für Unternehmen noch nie so wichtig wie heute, alles in ihrer Macht Stehende zu tun, um sich zu schützen. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die verschiedenen Datenschutzrisiken ein, denen Unternehmen ausgesetzt sind, und erörtern wirksame Maßnahmen zur Eindämmung dieser Risiken.

Welche Risiken gibt es beim Datenschutz?

Bevor man einen Aktionsplan zur Risikominderung und -beseitigung aufstellt, muss man wissen, welche Risiken es gibt:

● Datenschutzverletzungen

Eine Datenschutzverletzung liegt vor, wenn sich Unbefugte Zugang zu sensiblen Daten wie Kundeninformationen, Finanzdaten oder geistigem Eigentum verschaffen. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen, z. B. durch Hacking, Diebstahl oder einfach durch Unachtsamkeit - tatsächlich zeigen Daten, dass 21 % der Datenschutzverletzungen im Jahr 2022 durch menschliches Versagen von Mitarbeitern oder Auftragnehmern verursacht wurden².

Datenschutzverletzungen können verheerende Auswirkungen auf Unternehmen haben und zu finanziellen Verlusten, Rufschädigung und rechtlicher Haftung führen. Im vergangenen Jahr beliefen sich die Gesamtkosten einer Datenschutzverletzung für ein Unternehmen im weltweiten Durchschnitt auf 4,85 Millionen US-Dollar³.

● Identitätsdiebstahl

Identitätsdiebstahl liegt vor, wenn jemand die persönlichen Daten einer anderen Person stiehlt. Identitätsdiebe können diese Informationen nutzen, um neue Konten zu eröffnen, Einkäufe zu tätigen oder andere Straftaten zu begehen. Auch für Unternehmen, die verpflichtet sind, die persönlichen Daten ihrer Kunden zu schützen und Diebstähle zu verhindern, kann dies einen enormen rechtlichen, finanziellen und rufschädigenden Schaden verursachen.

● Rechtliche/gesetzliche Konsequenzen

Wenn Unternehmen ihre Daten nicht schützen,kann dies rechtliche Konsequenzen führen, einschließlich  Geldbußen, Klagen und strafrechtliche Verfolgung. Die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) ist entscheidend, um solche Konsequenzen zu vermeiden. Die GDPR gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von in der EU ansässigen Personen verarbeiten, auch für Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich, die Waren oder Dienstleistungen für in der EU ansässige Personen anbieten oder deren Verhalten überwachen. Überall auf der Welt werden die Vorschriften zum Schutz von Kunden-, Mitarbeiter- und vertraulichen Geschäftsinformationen immer strenger.

● Finanzieller Verlust

Unternehmen, die von Datenschutzverletzungen oder Identitätsdiebstahl betroffen sind, weil sie es versäumt haben, vertrauliche Informationen zu schützen, müssen oft mit erheblichen finanziellen Verlusten rechnen.Zu den Kosten können die Untersuchung des Vorfalls, die Behebung des Schadens und die Entschädigung betroffener Personen oder Körperschaften gehören.

● Reputationsschaden

Was oft vergessen wird, weil es nicht so unmittelbar quantifizierbar ist wie einige der anderen Risiken, ist der Schaden für den Ruf eines Unternehmens, der durch eine Datenschutzverletzung oder einen Identitätsdiebstahl verursacht werden kann. Und die Folgen, die sich daraus ergeben können - wie etwa der Verlust von Kunden, Umsatzrückgänge und Schwierigkeiten bei der Gewinnung neuer Kunden.

Wie lassen sich Datenschutzrisiken eindämmen?

Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um Datenschutzrisiken zu mindern. Wenn es um vertrauliche Papierakten und Festplatten geht, ist die Verwaltung ihrer Lagerung und Entsorgung von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass mit dem Anhäufen von Dokumenten und Dateien auch das Risiko einer Datenpanne steigt. Wenn sensible Dokumente oder digitale Speichermedien am Arbeitsplatz oder im Home Office offen herumliegen, kann es schwieriger werden, die Daten so streng zu schützen, wie es nötig wäre, um eine Datenschutzverletzung zu verhindern. Hier sind einige der Dinge, die Sie tun können:

● Sichere Dokumentenvernichtung

Wenn Unternehmen vertrauliche Unterlagen nicht mehr benötigen, sollten sie sicher geschreddert werden. Dadurch  wird sichergestellt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Informationen auf den Papieren haben. Die Zusammenarbeit mit einem seriösen Dokumentenvernichtungsdienst kann eine sichere und vorschriftsmäßige Vernichtung garantieren. Viele Unternehmen wissen vielleicht nicht, dass die Zusammenarbeit mit einem solchen Dienstleister auch Vorteile für die Umwelt mit sich bringt. Shred-it zum Beispiel vernichtet nicht nur Ihre vertraulichen Unterlagen sicher, sondern sorgt mit seinem sechsstufigen Verfahren auch dafür, dass die Materialien recycelt und der Kreislaufwirtschaft zugeführt werden können. Und das, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen oder Datenschutzrisiken einzugehen.

● Festplattenvernichtung

Wenn Unternehmen Festplatten, die vertrauliche Daten enthalten, nicht mehr benötigen, reicht es nicht aus, sie einfach zu löschen, zu vernichten oder neu zu formatieren. Sie sollten von einem Partner wie Shred-it vernichtet werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Daten auf den Festplatten niemals wiederhergestellt oder von Kriminellen oder anderen Organisationen wiederverwendet werden können. Ähnlich wie bei der Papiervernichtung ist Shred-it in der Lage, die sicher zerstörten Teile von alten Festplatten zu recyceln und sicherzustellen, dass sie als Alltagsgegenstände wiederverwendet werden.

● Aufklärung der Mitarbeiter über den Datenschutz

Die Mitarbeiter müssen über Datenschutzrisiken und bewährte Verfahren gut informiert sein. Es sollten regelmäßige Schulungen durchgeführt werden, um das Bewusstsein für die Bedeutung des Schutzes sensibler Daten zu schärfen. Die Mitarbeiter sollten über den sicheren Umgang mit Daten und die Aufbewahrung von vertraulichen Papieren und Festplatten geschult werden. Auch Mitarbeiter, die als hybride Arbeitskräfte oder vollständig aus der Ferne arbeiten, sollten über die Risiken des Datenschutzes, die Richtlinien Ihres Unternehmens und die richtigen Praktiken informiert sein. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter eine klare Anleitung haben, wie sie vertrauliche Dateien, an denen sie den ganzen Tag gearbeitet haben, sicher aufbewahren können, wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sind.

● Durchführung einer Datensicherheitsstudie

Durch die Durchführung einer Datensicherheitsuntersuchung können Unternehmen wertvolle Einblicke in das Ausmaß des Risikos für die Dokumentensicherheit gewinnen, dem sie ausgesetzt sind. Bei dieser Bewertung werden verschiedene Aspekte der Handhabung, Speicherung und Entsorgung von Daten beurteilt, um potenzielle Schwachstellen zu ermitteln. Sie hilft dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen vertrauliche Papiere oder Festplatten einem höheren Risiko ausgesetzt sind, verloren zu gehen, gestohlen oder kompromittiert zu werden. Die Umfrage bietet einen praktischen Rahmen für die Bewertung bestehender Dokumentensicherheitsprotokolle und -praktiken. Dabei werden Faktoren wie Zugangskontrollen, Mitarbeiterschulungen, Datensicherungsverfahren und die sichere Aufbewahrung unerwünschter Dokumente vor ihrer Vernichtung untersucht. Durch die Bewertung dieser Bereiche können Unternehmen etwaige Lücken oder Schwachstellen in ihren Datenschutzmaßnahmen erkennen und Strategien entwickeln, um diese zu beheben.

Fazit

Unternehmen und ihre Mitarbeiter können vertrauliche Unterlagen und Festplatten vor unbefugtem Zugriff schützen, indem sie sich der Datenschutzrisiken bewusst sind und Maßnahmen ergreifen, um diese zu mindern. Dies wird dazu beitragen, ihre Daten, ihren Ruf und ihren Gewinn zu schützen.

In einer hybriden Arbeitswelt, die zunehmend digitaler wird, nehmen die Datenschutzrisiken nicht nur an Zahl, sondern auch an Tragweite zu. Der Schutz vertraulicher Unterlagen und Festplatten vor unbefugtem Zugriff ist entscheidend, um Ihr Unternehmen vor diesen Risiken zu bewahren. Wenn Unternehmen wissen, was auf dem Spiel steht, und geeignete Maßnahmen ergreifen, können sie die möglichen Folgen von Datenschutzverletzungen und Identitätsdiebstahl abmildern. Sichere Dokumentenvernichtung, die Vernichtung von Festplatten und die Schulung von Mitarbeitern sind wichtige Bestandteile einer umfassenden Datenschutzstrategie - aber sie sind keineswegs eine abschließende Liste von Maßnahmen zur Risikominderung. Indem sie der Datensicherheit Priorität einräumen, können Unternehmen ihre Compliance verbessern, ihren Ruf schützen, finanzielle Verluste minimieren und das Vertrauen ihrer Kunden und Stakeholder aufrechterhalten.

Shred-it stellt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Expertenressourcen zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, die Risiken des Datenschutzes zu verstehen und zu minimieren - Sie finden sie hier in unserem Ressourcenzentrum.

Oder besuchen Sie unsere Website und erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen in den Bereichen Papiervernichtung, Festplattenvernichtung und Recycling. Oder sprechen Sie noch heute mit uns darüber, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, den Datenschutz richtig umzusetzen.

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