Juni 03, 2016
„Ich glaube, wir müssen bei den grundlegenden Prozesse für die Erstellung und Verwaltung eines jeden Dokuments umdenken“, findet Bill Anderson von der Cyber-Sicherheitsfirma OptioLabs in einer Story auf cnet.com über die Panama Papers.
Als „Panama Papers“ wird das jüngste Mega-Datenleck bezeichnet, bei dem Millionen an vertraulichen Dokumenten einer Anwaltskanzlei in Panama an die Öffentlichkeit gelangten. Dabei wurden Offshore-Bankkonten – und mögliche Steueroasen – wohlhabender Klienten aufgedeckt.
Zahlreiche Aspekte sorgen für zuverlässige Informationssicherheit, und eine gut durchdachte Document-Retention-Policy stellt einen der wichtigsten Eckpfeiler dar. Es sollte jedermann ein Anliegen sein zu wissen, welche vertraulichen Dokumente aufbewahrt werden müssen, und welche regelmäßig vernichtet werden sollten; ganz besonders zu den Fristen der Steuererklärungen, denn dann haben Datendiebe Hochsaison.
Nachfolgend finden Sie einige Richtlinien in Bezug auf die Aufbewahrungsfristen für Dokumente, die Sie dabei unterstützen können, Ihre Informationen zu schützen:
§257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen
„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
Jedes Unternehmen muss sich informieren, welche Gesetze in der eigenen Branche Anwendung finden.
Vernichtungszertifikat dokumentiert die Einhaltung der Richtlinien und sollte für jede Vernichtung ausgestellt werden.