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Einführung einer Clean-Desk-Policy

Gepostet Juni 06, 2016 von Jenny Green

Clean-Desk-Policy

In den letzten Jahren wurden viele Meinungen für und gegen eine 
Clean-Desk-Policy am Arbeitsplatz diskutiert.

Einige Leute fürchten, sie unterdrückt die Kreativität und macht den Arbeitsplatz unpersönlich.

Andere wiederum sind überzeugt, dass sie nach außen hin ein sehr kompetentes Bild vermittelt und den Mitarbeitern hilft, sich besser organisiert zu fühlen.

Erst kürzlich wurde sie wieder in einem positiven Kommentar erwähnt, da sie einhergeht mit dem Arbeitsplatzmodell des „Hot Desking, bei dem die Schreibtische je nach Bedarf verwendet und niemandem fix zugeteilt werden.

Der wichtigste Grund für eine Clean-Desk-Policy ist heute jedoch die Informationssicherheit – und darüber lässt sich nicht streiten.

Eine Clean-Desk-Policy schreibt den Mitarbeitern ganz strikt vor, wie sie ihren Schreibtisch verlassen müssen, wenn sie im Laufe des Arbeitstags woanders hingehen. Vertrauliche Informationen müssen rund um die Uhr vor jedem, der vorbeikommen könnte, geschützt sein – seien es andere Angestellte, Reinigungspersonal oder Besucher.

Auf den Tischen darf sich kein Papier befinden, auch keine Post-it-Notizen, keine Unterlagen mit vertraulichen Daten wie Kontonummern, jedoch auch keine unnötigen Dokumente. Die Policy erstreckt sich jedoch auch auf vertrauliche Informationen auf den Computern. 

Eine Clean-Desk-Policy ist in Wahrheit der einfachste Weg zum Schutz der vertraulichen Daten und zur Verringerung eines Datenleckrisikos bzw. Identitätsbetrug.

Eine Clean-Desk-Policy steht außerdem ganz im Sinne der InformationssicherheitsbestimmungenInformationssicherheit wird in Deutschland rechtlich aus verschiedenen Perspektiven betrachtet. Neben dem Bundesdatenschutzgesetz greifen unter anderem Abgabenordnung, Sozialgesetzbuch und Telemediengesetz das Thema Datenschutz auf. Es obliegt dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten, sich mit der spezifischen Gesetzeslage für die jeweilige Branche und Geschäftstätigkeit auseinanderzusetzen.

Nachfolgend einige wichtige Aspekte für eine Clean-Desk-Policy:

  1. Verschriftlichen Sie die Policy und verteilen Sie sie an alle Mitarbeiter.
  2. Vergewissern Sie sich, dass die Policy auf Führungsebene akzeptiert wird. Das Senior-Management muss die Policy befolgen und befürworten.
  3. Erklären Sie genau, was von Ihren Mitarbeitern erwartet wird. Zum Beispiel, dass sämtliche vertraulichen Informationen von der Tischfläche weggeräumt werden, abgelegt oder gut verschlossen werden müssen, wenn man seinen Schreibtisch verlässt. Außerdem ist der Bildschirmschoner auf den Computern mit einem Passwortschutz zu versehen.
  4. Machen Sie das zu einem Teil Ihrer Büroroutine. Schlagen Sie Ihren Mitarbeitern vor, den Tag so zu beginnen, dass sämtliche Unterlagen geplant und organisiert werden, die sie für ihre unmittelbare Arbeit benötigen. Verlässt ein Mitarbeiter seinen Tisch, um an einem Meeting teilzunehmen oder auf Pause zu gehen, so sollte er einen raschen Blick auf seinen Schreibtisch werfen, ob sich dort noch vertrauliche Informationen befinden und diese gegebenenfalls wegräumen. Am Ende des Tages sollte der Tisch stets aufgeräumt und völlig leer sein.
  5. Am Arbeitsplatz müssen entsprechende Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Das sind verschließbare Laden oder kleine, verschließbare Aktenboxen, damit jeder Mitarbeiter gedruckte Unterlagen wegschließen kann, die vertrauliche Informationen beinhalten könnten.
  6. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, verstärkt elektronische Daten anstatt ausgedruckte Unterlagen zu verwenden. Setzen Sie routinemäßig ein Back-up-System für sicheres elektronisches Dokumenten-Management ein.
  7. Nutzen Sie freundliche Reminder. Beispielsweise eine Zeile in den E-Mail-Signaturen mit dem Wortlaut „Bitte denken Sie an unsere Umwelt, bevor Sie dieses E-Mail ausdrucken“. Auch Symbole können zur Erinnerung an zentralen Punkten im Büro angebracht werden. Verteilen Sie kleine Tischaufsteller als Reminder.  
  8. Beauftragen Sie einen oder zwei Ihrer Mitarbeiter damit, die unterschiedlichen Bürobereiche zu kontrollieren. Ein Nicht-Einhalten der Policy sollte unbedingt auch Konsequenzen haben. 
  9. Erleichtern Sie es Ihren Mitarbeitern, ihre Schreibtische frei von Papier zu halten, indem Sie mit einem Dokumentenvernichtungsunternehmen für die Entsorgung Ihrer Akten zusammenarbeiten. Die versperrbaren Container sollten sich an passenden Stellen im Büro befinden, und Unterlagen sollten regelmäßig geschreddet werden. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter immer wieder daran, Dokumente mit sensiblen Daten niemals im Mülleimer oder in die Abfalltonne zu entsorgen. 

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie die Sicherheit Ihrer Informationen mit einer Clean-Desk-Policy erhöhen können. 


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