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Verlieren Sie „Daten-Gewicht“ und bleiben Sie das ganze Jahr in Form

Gepostet Februar 15, 2017 von Jenny Green



Viele Unternehmen nehmen sich fest vor „Daten-Gewicht“ zu reduzieren und die überflüssigen Dokumente auf den Schreibtischen und in den Aktenschränken auszusortieren. Wenn dann aber der normale Büroalltag wieder voll im Gange ist, kann es schwierig werden, diesem Vorsatz auch langfristig treu zu bleiben.

Schätzungen zur Folge sowie unter Berücksichtigung technologischer Fortschritte verdoppeln sich Daten auf dem Arbeitsplatz alle 18 Monate. Zudem verwendet der durchschnittliche Büroangestellte 10.000 Blatt Papier im Jahr.

Bedenkt man nun den Anspruch auf Informationssicherheit sowie das Risiko eines Datenlecks, wird es nur noch wichtiger, einen Plan für den Umfang an Informationen auszuarbeiten, der das ganze Jahr über eingehalten wird.

Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihren Neujahrsvorsatz einhalten und den Umfang an Informationen dauerhaft reduzieren können:

Aussortieren. Angestellte sollten alle aufbewahrten Dokumente durchsehen und aussortieren, was nicht mehr benötigt wird. Natürlich müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Wenn diese abgelaufen sind, vergewissern Sie sich jedoch, wirklich sämtliche Informationen – bedrucktes Papier, PDF-Dateien, E-Mails, externe Akten, DVDs, Festplatten aller Größen und Formen zu vernichten, sobald die Daten nicht mehr benötigt werden.

Bewahren Sie Ihre gute Organisation.  Verwenden Sie eine umfassende Document-Management-Policy, damit wirklich jede vertrauliche Information sicher verwaltet wird und vom Zeitpunkt der Erstellung bis hin zur Entsorgung geschützt ist. Kennzeichnen Sie die Dokumente, sodass von außen erkenntlich ist, was sich darin befindet, inkl. Datum mit Jahresangabe und der zutreffenden Aufbewahrungsfrist. 

Verwenden Sie weniger PapierNutzen Sie papiersparende Strategien, damit im gesamten Unternehmen die verwendete Papiermenge reduziert werden kann. Dazu zählt zum Beispiel der doppelseitige Ausdruck, Wechsel auf digitale Services, ein Cloud-Speicher für die Archivierung, spezielle Online-Programme für Teamarbeit zum Teilen von Unterlagen, sowie „grüne“ Meetings.

Überprüfen Sie, welche Informationen Sie überhaupt einholen. Holen Sie nur die Daten ein, die Sie wirklich für Ihre Geschäfte benötigen und/oder die mit den gesetzlichen Richtlinien übereinstimmen. Eine Überprüfung und entsprechende Anpassung der Anforderungen muss laufend erfolgen.  

Sicherheit muss Teil des Büroalltags werdenVerwenden Sie verschiedene Richtlinien und Maßnahmen um Sicherheit fest in Ihrem Arbeitsplatz zu verankern. Führen Sie eine Clean-Desk-Policy ein, damit keine Unterlagen einfach so auf den Schreibtischen oder anderswo auf dem Arbeitsplatz herumliegen. Bewahren Sie diese an einem sicheren, abgesperrten Ort auf und/oder verwenden Sie passwortgeschützte Dateien. Verwenden Sie außerdem eine Shred-it All Policy, denn so werden alle Unterlagen im Büro sicher in Konsolen entsorgt und vernichtet, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Jede Vorlage für eine Aktenvernichtungsrichtlinie sollte auf jeden Fall offene Abfalleimer durch verschlossene Konsolen ersetzen. Hier werden die Unterlagen gesammelt, bis sie sicher vernichtet werden.

Planen Sie regelmäßige Vernichtung. Holen Sie einen Spezialisten für Aktenvernichtung mit ins Boot und buchen Sie eine eingeplante Aktenvernichtung. Sowohl Ausdrucke als auch digitale Informationen müssen sicher vernichtet werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Schreddern zählt hier zu der bevorzugten Methode und ist zudem eine rechtliche Anforderung für viele Unterlagen. Auch digitale Unterlagen entsorgt man am Besten durch Vernichtung – buchen Sie also Festplatten- und E-Medien-Vernichtung. Eine Aktenvernichtungsrichtlinie ist auch für Angestellte ein praktischer Reminder und trägt außerdem dazu bei, gegen Vermessenheit im Zusammenhang mit Informationssicherheit anzukämpfen, da dies gemäß einem von Shred-it im Jahr 2016 ausgearbeiteten Bericht über den aktuellen Branchenstatus eine immer größer werdende Sorge darstellt.

Reduzieren Sie noch mehr „Daten-Gewicht“ auf Ihrem Arbeitsplatz: schützen Sie in Ihrem Unternehmen jene  Bereiche, die für Bürobetrug am anfälligsten sind.

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