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Aktenvernichtung für Sicherheit am Arbeitsplatz – 4 praktische Tipps

Gepostet  Dezember 30, 2016  von  Jenny Green


 

Wussten Sie eigentlich, dass eine gründliche Aktenvernichtung zu den einfachsten Maßnahmen zählt, um den Ruf eines Unternehmens zu schützen und zugleich dem Risiko eines Identitätsdiebstahls am Arbeitsplatz vorzubeugen?  

Ein geprüftes Aktenvernichtungssystem unterstützt Sie nicht nur dabei, in Ihren Büros Ordnung zu halten, sondern ist auch eine wichtige Maßnahme dafür, vertrauliche Informationen zu schützen.Es geht hierbei um betrügerische Absichten aus den eigenen Mitarbeiterreihen oder um Sicherheitslücken, wie sie häufig unbeabsichtigt von Angestellten verursacht werden. 

Beachten Sie folgende Tipps und schützen Sie Ihren Arbeitsplatz

Arbeitsbereiche prüfen und aussortieren

  • Räumen Sie alles vom Schreibtisch weg, außer den Dingen, die jeden Tag gebraucht werden (Telefon, PC, Bildschirm, wichtige Utensilien). Auch Haftnotizen mit vertraulichen Daten (Passwörter etc.) sollten anderswo aufbewahrt werden.
  • Gehen Sie alle Dokumente durch, ausgedruckte E-Mails etc. Laufende Projekte sollten sich in gekennzeichneten Mappen auf dem Tisch befinden. Verwahren Sie alle anderen vertraulichen Daten in verschließbaren Aktenschränken bzw. entsorgen Sie sie, sobald sie nicht länger benötigt werden.  
  • Überprüfen Sie auch die Unterlagen in den Aktenschränken und sorgen Sie dafür, dass nicht mehr für geschäftliche und/oder rechtliche Belange benötigte Daten sicher entsorgt werden.
  • Digitalisieren Sie gedruckte Unterlagen, falls möglich. Damit können Sie die Daten leichter wiederfinden. Abhängig von den Sicherheitsrichtlinien können digitalisierte Daten auch von außerhalb des Büros abgerufen werden (wodurch vertrauliche Unterlagen nicht mehr ausgedruckt aus dem Büro mitgenommen werden müssen).

Digitale Dateien aufräumen

  • Damit auch Ihre elektronischen Dateien und Datenbanken sicher sind und bleiben, müssen Sie auch diese regelmäßig überprüfen. E-Mails können z. B. mit Hilfe eines einfachen Ablagesystems gespeichert werden: ‚Antwort‘, ‚Warten‘, ‚Archiv‘. Löschen Sie Dateien, die nicht länger gebraucht werden und/oder speichern Sie sie, um sie leichter wiederzufinden.
  • Schützen Sie Speichermedien wie CDs, DVDs oder USB-Sticks, auf denen sich vertrauliche Informationen befinden. Verwahren Sie diese an einem sicheren Ort und/oder verschließen Sie die Lade bzw. den Schrank. Sobald Sie die Speichermedien nicht mehr benötigen, sollten Sie diese vernichten lassen, damit die darauf gespeicherten Daten garantiert nicht mehr abgerufen werden können. 

Rund ums Büro (Clean Desk Policy)

  • Führen Sie auf Ihrem Arbeitsplatz eine Clean Desk Policy ein, um unordentliche Büros zu vermeiden. Diese unternehmensweite Richtlinie verlangt, dass sämtliche Mitarbeiter ihren Schreibtisch am Ende des Arbeitstags aufräumen und nichts auf dem Schreibtisch liegen bleibt. Damit wird die Aktenvernichtung zu einem laufenden Prozess.
  • Selbst wenn der Arbeitsplatz oder Arbeitsbereich nur für kurze Zeit verlassen wird, sollten die Angestellten sicherstellen, dass keine vertraulichen Informationen offen herumliegen. Der Computer sollte mit einem Passwort geschützt werden. 
  • Mobile Angestellte müssen vertrauliche Daten verstecken/verdecken, wenn sie außerhalb des Büros arbeiten.  
  • Mobile Geräte sollten niemals unbeaufsichtigt im Büro oder einem Fahrzeug liegen gelassen werden. Auch hier gilt: alle Geräte sollten mit einem Passwortschutz versehen werden.  

Sichere Entsorgung Ihrer Informationen

  • Daten sollten niemals in frei zugänglichen Abfalleimern oder Müllcontainern entsorgt werden. Beauftragen Sie stattdessen einen Experten für Informationsvernichtung, der eine sichere Kontrollkette, verschlossene Konsolen das Schreddern für Papierdokumente und Vernichtung von Festplatten und elektronischen Medien anbietet.
  • Ihr geprüftes Aktenvernichtungssystem sollte ebenfalls eine 'Shred-it-All Policy' mit einbeziehen, damit sämtliche Unterlagen sicher vernichtet werden, sobald Sie diese nicht mehr benötigen.

Erfahren Sie mehr darüber, welche Arten von Aktenvernichtung angeboten werden – bestimmt findet sich auch für die individuellen Bedürfnisse auf Ihrem Arbeitsplatz die passende Lösung.


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