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10 Tipps für bessere Organisation am Arbeitsplatz, um Produktivität und Sicherheit zu steigern

Gepostet  Januar 03, 2018  von  Jenny Green


Vorab ein paar Fakten über unorganisierte Arbeitsumgebungen, die Sie vielleicht noch gar nicht kannten:

  • Eine schnelle Umfrage im Internet zeigt, dass ein durchschnittlicher Angestellter bis zu 4,3 Stunden pro Woche damit verbringt, irgendwelche Unterlagen zu suchen, die verloren gegangen sind oder falsch abgelegt wurden.
  • Ungeordnete Stapel an Dokumenten und Notizen sind nach wie vor eine der größten Herausforderungen am Arbeitsplatz, so die National Association of Productivity and Organizing Professionals aus den USA.
  • Eine in den USA durchgeführte Studie mit dem aussagekräftigen Namen „Der Preis der Desorganisation“ (Cost of Disorganization) zeigt, dass im vergangenen Jahr 46 % der Büroangestellten eine Akte, ein Mobiltelefon, einen Taschenrechner, einen USB-Stick eine Speicherplatte, eine Aktentasche oder einen Laptop verloren haben.

Doch vertrauliche Informationen, die verloren gehen, egal ob als Ausdruck oder als digitale Datei auf einer Festplatte,  stellen ein extremes Sicherheitsrisiko dar. 

Tipps für bessere Organisation am Arbeitsplatz

1. Standard-Ablagesystem einführen und verlässlich verwenden

Alles im Büro sollte einen fixen Platz haben, an dem man es findet und an dem es wieder zurückgebracht werden muss, sobald man es nicht mehr benötigt. Verwenden Sie für Papier und digitale Dokumente ein Standard-Ablagesystem. Versehen Sie dieses mit aussagekräftigen Bezeichnungen für bessere Organisation und Auffindbarkeit der gesuchten Unterlagen.

2. To-Do-Listen

Führen Sie eine To-Do-Liste: für jeden Tag, für jede Woche und noch eine für jeden Monat. Damit kann man sich leichter auf die zu erledigenden Aufgaben konzentrieren. Außerdem lassen sich so Informationen priorisieren und festlegen, was noch gebraucht wird und was entsorgt werden kann.

3. Kennzeichnen Sie Ihre vertraulichen Daten

Auch Kennzeichnungen tragen zur allgemeinen Organisation bei. Vertrauliche Daten sollten sowohl mit dem Inhalt, als auch mit der Mindestaufbewahrungsfrist gekennzeichnet werden, die durch Datenschutzgesetze festgelegt wird.

4. Verwenden Sie Mappen und halten Sie Ihren Schreibtisch sauber

Die Ablage von Projektinformationen in separaten Mappen ermöglicht es, die Arbeitsfläche frei von herumliegenden Unterlagen zu halten. Auch auf Festplatten sollten Ordner angelegt werden, in die alle Dateien sortiert abgelegt werden. Aufgeräumte Schreibtische und Bildschirme schützen Informationen davor, von Informationsdieben gesehen und gestohlen zu werden. Eine Clean-Desk-Policy unterstützt Sie dabei, da sie verlangt, dass sich auf sämtlichen Schreibtischen und Bildschirmen am Ende eines Arbeitstages keinerlei vertrauliche Daten mehr befinden dürfen.

5. Vertrauliche Informationen sicher versperren

Vertrauliche Daten müssen sicher versperrt aufbewahrt werden: in einer verschließbaren Lade, einem Aktenschrank, einem Karteikasten oder in einem eigenen Raum. Digitale Daten sind durch Passwörter und andere IT-Schutzmaßnahmen zu sichern.

6. Aussortieren

Sortieren Sie regelmäßig Ihre Unterlagen und entsorgen Sie, was Sie nicht mehr benötigen. Vertrauliche Akten, die nicht länger aufbewahrt werden müssen, sollten sicher vernichtet werden. Löschen Sie auf allen Festplatten den Ordner „Downloads“, sowie doppelte Dateien und nicht verwendete Apps. Bedenken Sie dabei, dass das Löschen dieser Dateien Ihnen dabei hilft, sich besser zu organisieren und nicht bedeutet, dass die Daten auf der Festplatte nicht wieder hergestellt werden können. Vernichten Sie daher alle Festplatten, wenn Sie nicht mehr benötigen oder wenn sie defekt sind.  

7. Back-up für sensible Dateien

Ein Back-up Ihrer Daten ist unabdingbar, wenn Ihr Computer defekt wird oder z. B. von Lösegeldangriffen bedroht wird.

8. Technologie einsetzen

Speichern Sie Telefonnummern oder andere wichtige Daten, die Sie häufig benutzen, auf Ihrem Computer und/oder Mobiltelefon. Online-Organizer sind praktische Tools dafür.

9. Seien Sie ordentlich

Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz täglich auf. Hängen Sie Ihren Mantel ordentlich auf und bewahren Sie Ihre Tasche in einer verschließbaren Lade. Ein ordentliches Büro übermittelt auch Besuchern und anderen Mitarbeitern den Eindruck von Übersichtlichkeit und Ordnung.  

10. Seien Sie umweltfreundlich

Gut erhaltene Lampen, Tische und Stühle können gespendet oder entsorgt werden – Papierunterlagen oder digitale Dateien müssen Sie jedoch immer vor Ihrer Entsorgung vernichten. Die Shred-it All Policy verlangt, dass alle Dokumente sicher zu vernichten sind, bevor sie wiederverwertet werden können, sowohl ausgedruckte als auch digitale Dokumente.

Fangen Sie noch heute damit an, Ihr Unternehmen zu schützen! 

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