Papierloses Büro: existiert es wirklich? Nein. 10.000 Mal: Nein.

Gepostet  Februar 12, 2018  von  Jenny Green


Es wird zwar sehr viel darüber geredet, dass Büros papierlos werden sollten, Statistiken zeigen jedoch das genaue Gegenteil.
 
Der durchschnittliche Büroangestellte benötigt beispielsweise an die 10.000 Blatt Papier jährlich. Das Paperless Project berichtet zudem, dass der weltweite Papierverbrauch in den vergangenen 40 Jahren um 400 % angestiegen ist.
 
Lesen Sie nachfolgend 10 Gründe dafür, weshalb das papierlose Büro nach wie vor nur ein Wunschziel ist und mit welchen Maßnahmen man selbst aktiv werden könnte.
 
1. Budget
Laut einem Artikel auf Lasersresource.com belaufen sich die Druckkosten auf bis zu 3 % des Jahresumsatzes. Damit sind sie die drittgrößte Ausgabe nach Gehältern und Mietausgaben. Reduzieren Sie das Budget für Papier um einen gewissen Prozentsatz pro Monat. Reduzieren Sie auch den Bestand.
 
2. Einhaltung von Gesetzen
Datenschutzgesetze verlangen Beweise für sichere Aufbewahrung und Vernichtung. In den meisten Fällen werden digitale Dokumentationen immer häufiger akzeptiert.
  
3. Formulare
In den USA geben die Unternehmen jährlich über 120 Mrd. USD für gedruckte Formulare aus. Die meisten Formulare haben aber nur einen Gültigkeitszeitraum von drei Monaten. Verwenden Sie lieber digitale Alternativen (PDF, Programme für das Konvertieren von Formularen, sodass Sie diese online ausfüllen und unterzeichnen können).
 
4. Rechnungen
Eine kürzlich durchgeführte Studie der US-Notenbank über Zahlungsmoral (Federal Reserve payments study) zeigt, dass in den USA Schecks nach wie vor 15 % aller bargeldloser Zahlungsmittel einnehmen. Direkte Einzahlungen oder Online-Überweisungen stellen effiziente Alternativen dar.
 
5. Haftnotizen
Wer hat sein Passwort noch nie auf eine Haftnotiz geschrieben? 3M, das Unternehmen hinter den Post-Its, erzeugt nach wie vor jährlich 50 Mrd. Post-It-Haftnotizen. Viel effizienter und auch sicherer ist aber z. B. die Aufbewahrung von Notizen, besonders mit vertraulichen Daten, auf einer Festplatte oder cloudbasierten Notebook-App.
 
6. Persönliche Präferenz
Einige Personen lesen lieber ausgedruckte Unterlagen statt auf dem Bildschirm. Allerdings stecken wir hier direkt in einem Wandel, denn heute wachsen die Menschen bereits mit Computern als fixen Bestandteil des Lebens auf. Für den Arbeitsplatz benötigen wir eine Richtlinie für mobile Geräte zur Förderung unterschiedlicher Geräte, die eventuell besser für das Lesen von Informationen angenommen werden (Laptop, Tablet etc.).
  
7. Büro-Routinen
Laut Lasersresource.com druckt ein durchschnittlicher Büroangestellter nach wie vor ca. 34 Seiten täglich. Die Hälfte der ausgedruckten Seiten wird aber überhaupt nicht verwendet. 65 % aller Unterlagen werden außerdem am selben Tag, an dem sie ausgedruckt werden, weggeworfen. Führen Sie ein kostensparendes Programm zur Papierreduktion ein, das Büro-Routinen miteinbezieht, die besonders auf den sparsamen Umgang mit Papier abzielen.
 
8. Meetings
Einige Personen verteilen in Meetings gerne greifbare Informationen. Eine Alternative wäre aber PowerPoint oder andere Präsentationsformen, und die Übermittlung der Agenda per E-Mail. Handouts sind wichtig? Dann überlegen Sie, ob wirklich jeder einen Ausdruck benötigt, oder ob diese auch gemeinsam verwendet werden können. 
 
9. Mitteilungen
Nach wie vor werden ausgedruckte Memos und Newsletter verteilt. Stellen Sie stattdessen auf digitale interne Kommunikation um. Ihre Angestellten arbeiten den ganzen Tag mit E-Mails und haben ihr E-Mail-Programm wahrscheinlich durchgehend offen.
 
10. Archive
In gewissen Abteilungen (HR, Finanzabteilung, Rechtsabteilung) gehört drucken und einscannen normalerweise zum Büroalltag dazu. Laut clutterbgone.ca heben 25 % der Angestellten Unterlagen lieber in Stapeln als in Dateien auf. Schlimmer noch: 80 % von allem, das abgelegt wird, wird nie wieder angesehen. Entrümpeln Sie das Büro und führen Sie ein umfassendes Dokumentenmanagement ein, damit wichtige Dateien auf einem Computer gesichert werden. Arbeiten Sie mit einem vertrauenswürdigen Partner für Aktenvernichtung zusammen, der eine sichere Aktenvernichtung anbietet. Geschreddertes Papier sollte außerdem wiederverwertet werden.
 
Fangen Sie noch heute damit an, Ihr Unternehmen zu schützen! 
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