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Was Sie wissen sollten, bevor Sie ein Unternehmen mit der Vernichtung Ihrer Akten beauftragen

Gepostet  August 15, 2018  von  Jenny Green


Wenn ein neues Jahr beginnt, bietet sich einem Unternehmen die Gelegenheit, sich um bessere Datensicherheit zu bemühen. Eine der wichtigsten Entscheidungen eines Unternehmens besteht darin, für die sichere Vernichtung digitaler und ausgedruckter Informationen zu sorgen, die nicht länger benötigt werden.

Werden vertrauliche Daten so entsorgt, dass sie nach wie vor lesbar sind, so bedeutet dies ein beachtliches Risiko für ein Datenleck.

Datenlecks schaden einem Unternehmen auf so vielfältige Weise. Laut einer Ponemon-Studie aus 2017 über die Kosten von Datenlecks belaufen sich die monetären Schäden, die Datenlecks verursachen, im Durchschnitt auf 7,35 Mio. USD. Die durchschnittlichen Kosten pro gestohlener Datei werden mit 225 USD beziffert. Darüber hinaus können Datenlecks auch den Ruf eines Unternehmens in Mitleidenschaft ziehen und beeinträchtigen nicht selten auch die Kundentreue.

So finden Sie den richtigen Partner

Doch wie findet man eine Aktenvernichtungsfirma, die Informationen auf effiziente und vor allem sichere Weise vernichtet?  

Die folgenden 8 Faktoren helfen Ihnen, außergewöhnliche Dienstleister zu erkennen. 

1. Der Ruf der Aktenvernichtungsfirma

Handelt es sich um ein Unternehmen, dass sich bereits im Bereich der Akten- und Festplattenvernichtung einen Namen gemacht hat? Informieren Sie sich online über das Unternehmen, fragen Sie nach Referenzen (und überprüfen Sie diese), treffen Sie sich mit Vertretern des Unternehmens und sprechen Sie über deren Sicherheits- und Vernichtungsprozesse

2. Partnerschaft

Wenn Sie einem Dritten Zugriff auf sämtliche vertraulichen Unternehmensdaten gewähren, dann ist das eine ziemliche Vertrauensangelegenheit, eine große Sache! Sie sollten wie ein geschätzter und wichtiger Partner behandelt werden. Achten Sie auf individualisierten, flexiblen und konstanten Service – und auf einen höflichen Umgangston. Auch gewisse Extras sollten nicht fehlen, wie z. B. Sicherheitsrisiko-Checks und Sicherheitstipps für Ihr Unternehmen.

3. Einhaltung von Gesetzen

Ein wesentlicher Punkt in dieser Branche sind Vernichtungsservices vor Ort oder extern. Das Unternehmen sollte zudem auf jeden Fall Expertise und fachliche Beratung über Sicherheitsgesetze und die Rechtslage in Ihrer Branche und für Ihren geografischen Standort haben. Sie sollten sich guten Gewissens darauf verlassen können, dass der Anbieter Ihrer Wahl stets über alle Datenschutzrichtlinien informiert ist, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

4. Sicherheitstraining für das Personal

Fragen Sie auch nach dem Recruiting-Prozess und nach Sicherheitstrainings für das Personal des Anbieters. Es sollte wirklich jeder Sicherheitsschulungen absolvieren, und auch eine entsprechende Überprüfung der Vergangenheit sollte erfolgen.

5. Kontrollkette

Eine sichere Kontrollkette ist essentiell: und zwar sobald vertrauliche Informationen in einem Unternehmen nicht länger benötigt werden. Dafür braucht es verschlossene Sicherheitskonsolen, sichere Abholung der entsorgten Informationen, Vernichtung vor Ort oder extern in einem verschlossenen Bereich, zu dem nur jene Person Zutritt hat, welche für die Vernichtung zuständig ist. Für die sichere Lagerung, Abholung und Vernichtung von Festplatten und Datenträgern gelten dieselben Sicherheitsstandards.

6. Industrielle Vernichtungsanlage

Wie werden Dokumente und elektronische Geräte vernichtet? Innovative Zerkleinerungstechnologien sorgen dafür, dass Papier in kleine, konfettiähnliche Schnipsel zerschnitten wird. Das ist Branchenstandard. Festplatten und andere Datenträger wie Disketten, CDs oder mobile Geräte sollten mitsamt aller darauf befindlichen Daten durch spezielle Brech- und Zerkleinerungsanlagenvernichtet werden.

7. Bestätigung

Sie sollten die Möglichkeit erhalten, dem Vernichtungsprozess beizuwohnen. Außerdem sollte Ihr Partner für Aktenvernichtung ein Vernichtungszertifikat für jeden Vorgang zur Verfügung stellen. Damit halten Sie die Garantie in Ihren Händen, dass alle Dokumente sicher vernichtet wurden. Das ist nicht nur als Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien wichtig, sondern verleiht Ihnen auch ein Gefühl der Sicherheit.

8. Umweltschutz

Vergewissern Sie sich, dass sämtliches Material – ob Papier oder elektronische Geräte – zur Wiederverwertung an entsprechende Recyclingpartner übermittelt werden, nachdem sie sicher vernichtet wurden. Besonders vorbildliche Unternehmen stellen auch Informationen darüber zur Verfügung, wie viele Bäume pro Tonne wiederverwertetes Papier gerettet werden konnten.

 

Fangen Sie noch heute damit an, Ihr Unternehmen zu schützen! 

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Shred-it Ihre Unterlagen und Festplatten schützt? Bitte kontaktieren Sie uns für einen Kostenvoranschlag oder einen Sicherheitsrisiko-Check.

 


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