Dokumentenvernichtung sollte nicht dem Zufall überlassen werden

Gepostet  April 19, 2021  von  Shred-it

Mitte April werden Geschäftsinhaber, Qualitätsfachleute, Aufsichtsbehörden und Aktenvernichtungsunternehmen auf der virtuellen Konferenz der National Association for Information Destruction (NAID®) zusammenkommen, um zu lernen, sich zu vernetzen und Informationen auszutauschen. Mehrere Stericycle-Führungskräfte, die die Shred-it™-Dienste verwalten, werden auf der Veranstaltung sprechen und die neuesten Datenvernichtungstrends und Möglichkeiten erkunden, die mit der Mission der NAID übereinstimmen. 
 
NAID ist ein Standard setzendes Gremium, das sich für Best Practices in der sicheren Datenvernichtung einsetzt. Sie bietet außerdem eines der anerkanntesten Zertifizierungsprogramme der Branche an. Shred-it Services ist NAID AAA-zertifiziert, was bedeutet, dass wir alle bekannten Datenschutzgesetze einhalten. Um diese Bezeichnung zu erhalten, unterziehen wir uns planmäßigen und unangekündigten Audits, die von geschulten, akkreditierten Sicherheitsexperten durchgeführt werden. In vielen Fällen gehen wir über die Mindestanforderungen der NAID-Standards hinaus. So schreiben die NAID-Anforderungen beispielsweise vor, dass ein Drittel der Mitarbeiter mit Zugang zu vertraulichen Kundendaten Hintergrundüberprüfungen und die Hälfte der Mitarbeiter jährliche Drogenscreenings benötigen. Shred-it geht noch einen Schritt weiter und verlangt jährliche Hintergrundüberprüfungen und Drogenscreenings für alle Mitarbeiter mit Zugang zu persönlichen oder vertraulichen Kundendaten sowie Schulungen zum Thema Drogenmissbrauch. NAID verlangt auch jährliche Schulungen zu Sicherheitsrichtlinien und -verfahren, wobei wir monatliche Schulungen zu Sicherheitsthemen anbieten.
Zertifizierte Schredderdienste bieten die beste Möglichkeit, papierbasierte Informationen aus den Händen böswilliger Akteure fernzuhalten, die sie für schändliche Zwecke verwenden könnten. Leider entscheiden sich einige Unternehmen immer noch für die Do-it-yourself-Vernichtung, wenn es darum geht, unerwünschtes Papier aus dem Heimbüro oder vom Arbeitsplatz zu entfernen.
Die Vernichtung von Dokumenten den Mitarbeitern zu überlassen, kann diese von wichtigeren Aufgaben ablenken und das Risiko von Informationsbetrug erhöhen. Manuelles Schreddern ist zeitaufwendig und mühsam. Mitarbeiter müssen Büroklammern und Heftklammern entfernen (die meisten handelsüblichen Aktenvernichter können nur Papier verarbeiten), Dokumente in überschaubaren Stapeln anordnen, Papier vorsichtig in die Maschine einführen, Behälter leeren, wenn sie voll sind, verschüttetes Papier entfernen und geschreddertes Papier in einen Müllcontainer oder eine Recycling-Tonne werfen. Dieser Prozess ist keine effiziente oder kostengünstige Nutzung der Zeit Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus kann es den Arbeitsstress erhöhen, da die Mitarbeiter versuchen, lästige Schredderaufgaben mit dringenderen Aufgaben zu vereinbaren.
 
Wenn die Mitarbeiter in Eile sind, überspringen sie vielleicht ein paar Schritte, was zu Papierstaus und Arbeitsunterbrechungen führen kann, die die Produktivität weiter verlangsamen und die Frustration erhöhen. Nach einer Weile werfen sie die Dokumente vielleicht einfach weg oder recyceln sie, wobei sie sich weniger über die Sicherheitsrisiken Gedanken machen als über die Notwendigkeit, ihre reguläre Arbeit zu beenden. Diese Situation kann die Wahrscheinlichkeit eines Informationsdiebstahls erhöhen.

Warum ist die Zusammenarbeit mit einem führenden Unternehmen für Informationssicherheit eine bessere Idee?

Das Schreddern zu Hause stellt nicht nur eine Belastung für die Mitarbeiter dar, es garantiert auch nicht, dass die Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden. Der typische Schredder, der in Heimbüros und Geschäftsräumen verwendet wird, arbeitet mit Streifenschneidern, die das Papier in vertikale oder horizontale Streifen schneiden. Diese können relativ leicht wieder zusammengesetzt werden, was bedeutet, dass die Daten nicht vollständig geschützt sind.

Warum ist die Zusammenarbeit mit einem führenden Unternehmen für Informationssicherheit eine bessere Idee?

Bei den Shred-it-Diensten wird Papier mit industrietauglichen, kreuzweise arbeitenden Aktenvernichtern geschreddert, die Papierdokumente schnell in kleine, konfetti-ähnliche Stücke verwandeln, die nicht rekonstruiert werden können. Andere Dinge wie Festplatten und elektronische Geräte werden mit hydraulischen Brechern oder Scheren vernichtet, die speziell dafür ausgelegt sind, sie so zu zerstören, dass keine Daten mehr abgerufen oder rekonstruiert werden können. Wir gewährleisten eine lückenlose Aufbewahrungskette von dem Moment an, in dem Ihre Dokumente oder Datenträger von unseren lizenzierten und geschulten Mitarbeitern abgeholt werden, bis zur vollständigen Vernichtung oder Schredderung. Ein Vernichtungszertifikat bestätigt, dass das Material ordnungsgemäß behandelt und vernichtet wurde, so dass Sie sicher sein können, dass Ihre vertraulichen Informationen geschützt bleiben.

Was machen wir mit geschreddertem Papier?

Nach dem Schreddern schicken wir die Teile an eine Recycling-Anlage, wo sie wiederverwendet werden, was Ihnen hilft, die Sicherheit Ihrer Dokumente und die Umwelt zu schützen.
 
Unterm Strich: Die Zusammenarbeit mit dem führenden Unternehmen für Informationssicherheit und sichere Datenvernichtung kann die Effizienz, Qualität und Sicherheit der Dokumenten- und Medienvernichtung verbessern, so dass Sie sich mehr auf Ihr Geschäft konzentrieren können.
 
Erfahren Sie mehr darüber, wie die Zusammenarbeit mit einem NAID AAA-zertifizierten Unternehmen Ihrer Organisation helfen kann, die Dokumentenvernichtung zu rationalisieren

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