Aufbewahren oder vernichten? Der Leitfaden von Shred-it für die Verwaltung vertraulicher Dokumente

Die Situation ist in Millionen von Büros auf der ganzen Welt alltäglich: Dokumente verstopfen Aktenschränke, Schränke und Schreibtische. Eine Entrümpelung alle paar Monate kann eine Lösung bieten, aber oft ist es eine Herausforderung, zu wissen, was man aufbewahren oder vernichten soll - was, wenn jemand ein wichtiges Dokument vernichtet? Oder noch schlimmer: Was, wenn sie es nicht tun und es in die falschen Hände gerät?

In der modernen Arbeitswelt, in der Datendiebe wissen, dass die Mitarbeiter das schwächste Glied im Schutzspanzer eines Unternehmens sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter mit dem Wissen und dem Vertrauen in den Umgang mit sensiblen Dokumenten umgehen können. Genauso wichtig ist aber auch die Fähigkeit, eine Datenverletzung zu melden und zu steuern, falls die menschliche Firewall versagt.

Unser Leitfaden für die Verwaltung vertraulicher Dokumente befasst sich mit einigen der Dokumente, die den Mitarbeitern im Büro am häufigsten begegnen, und mit der Frage, ob sie aufbewahrt oder vernichtet werden sollten. Mit einem Blick auf die Gefahren der internen Aktenvernichtung und die Vorteile einer Shred-it-All-Richtlinie (alles vernichten), bei der die Entlastung der Mitarbeiter fast immer die effizienteste und sicherste Lösung ist.

Welche Dokumente sollten Sie aufbewahren?

Unternehmen haben die Pflicht, vertrauliche Kunden-, Mitarbeiter- und Unternehmensdaten sicher aufzubewahren. Zu den Arten von Dokumenten, die üblicherweise reguliert werden, gehören Finanzunterlagen sowie Geschäftsverträge und andere formelle Unternehmensdokumente, Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Einkaufs- und Verkaufsunterlagen sowie Versicherungsunterlagen.

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich von Land zu Land und hängen von der Art des Dokuments und den entsprechenden Rechtsvorschriften ab. Es ist immer ratsam, die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für jedes einzelne Dokument zu prüfen, wobei Ihr Standort und die für Sie geltenden Datenvorschriften berücksichtigt werden müssen.

Welche Dokumente sollten Sie vernichten?

Angesichts der Menge an Dokumenten, die in einem Büro anfallen, kann die Entscheidung, was vernichtet werden soll, eine Herausforderung sein. Gängige Beispiele sind Dokumente, die eine Unterschrift enthalten, Bankauszüge, Gehaltsabrechnungen, alte Fotoausweise, Rechnungen, Kundenlisten und Lebensläufe. Aber auch hier gilt, dass dies je nach Standort, Datenschutzbestimmungen und Branche unterscheiden kann (mehr dazu hier).

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie vernichten sollen, empfehlen wir Ihnen, eine Shred-it-All-Richtlinie einzuführen, bei der alle Geschäftsdokumente in einer sicheren, verschlossenen Konsole abgelegt und vernichtet werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter nicht mehr feststellen, ob ein Dokument vertraulich ist, was zeitaufwändig und verwirrend sein kann, und menschliche Fehler werden verringert.

Sichere firmeninterne Aktenvernichtung

Sobald Sie entschieden haben, welche Dokumente vernichtet werden sollen, ist es wichtig, dass dies auf sichere Weise geschieht. Viele Unternehmen kommen jedoch zu dem Schluss, dass sie es selbst tun sollten. Auf den ersten Blick scheint es keine Nachteile zu geben - es scheint eine billige, einfache und effektive Lösung für das Problem zu sein. Es dauert jedoch oft nicht lange, bis die unvorhergesehenen Kosten, einschließlich Geld, Zeit und Sicherheit, nur allzu offensichtlich werden.

Denn im Vergleich zu den Kosten für die Auslagerung von Dienstleistungen kann ein Büro-Aktenvernichter eine ungeahnte finanzielle Belastung darstellen, da er laufende Wartungs-, Reparatur- und Ersatzkosten verursacht. Außerdem müssen sich Mitarbeiter Zeit für die Vernichtung von Dokumenten nehmen - nicht zu vergessen das erhöhte Risiko einer kostspieligen Datenschutzverletzung, das entsteht, wenn die Aktenvernichtung ungeschulten Mitarbeitern überlassen wird.

Warum also ein Risiko eingehen? Die sicheren Aktenvernichtungsdienste von Shred-it helfen Ihnen, die vertraulichen Informationen Ihres Unternehmens, Ihrer Kunden und Mitarbeiter zu schützen. Ein Verwertungsnachweis nach jeder Vernichtung beweist, dass Ihre Daten nicht mehr gefährdet sind und Ihr Unternehmen mit der DSGVO konform ist.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie unsere Dienste Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Mitarbeiter schützen können.