So schützen Sie erfolgreich personenbezogene und vertrauliche Daten

In der heutigen datengesteuerten Welt sind Führungskräfte beim Umgang mit vertraulichen Informationen verpflichtet, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um diese zu schützen. Unabhängig davon, ob die Daten Ihren Kunden, Mitarbeitern oder Ihrem Unternehmen gehören, kann es zu Gerichtsverfahren, Geldbußen und irreparablen Rufschädigungen kommen, wenn Sie nicht sicherstellen, dass die Daten ordnungsgemäß geschützt sind. 

Laut dem Cost of a Data Breach Report (Bericht über die Kosten einer Datenschutzverletzung) von 2021 ist es tatsächlich der letzte Teil dieser abscheulichen Liste, der Ihrem Unternehmen am meisten schaden könnte. Die Ergebnisse zeigen, dass entgangene Geschäfte mit durchschnittlichen Gesamtkosten von 1,59 Millionen US-Dollar den größten Anteil an den Kosten für Sicherheitsverletzungen (38 %) ausmachten¹. 

Vor allem aber müssen Unternehmen verstehen, dass unabhängig von Branche oder Größe niemand vor dem langen Arm der Datenschutzgesetze geschützt ist. Der letzte Monat war ein Paradebeispiel dafür, als ein globaler Einzelhändler mit einer Geldstrafe von 888 Millionen US-Dollar belegt wurde – die höchste Einzelstrafe, die von einer Regulierungsbehörde an ein Unternehmen verhängt wurde².

Wenn Ihr Unternehmen also nicht zufällig 888 Millionen Dollar auf der hohen Kante hat, müssen Sie wahrscheinlich Ihre Datenschutzmaßnahmen verbessern. Glücklicherweise enthält unser neuester Blog fünf wichtige Schritte, die Ihnen dabei helfen, genau das zu tun, damit Sie teure Geldstrafen - und unerwünschte Auftritte in den Abendnachrichten - vermeiden können. 

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Datenschutzgesetze versteht_ 

Der erste Schritt zur Einhaltung der Datenschutzgesetze besteht darin, sie zu verstehen. Sowohl kleine als auch große Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie mit den Rechtsvorschriften ihres Marktes vertraut sind und über das Fachwissen und die Ressourcen verfügen, um dies zu unterstützen. Mit Zugang zu Expertenrat, ob intern oder extern, können Sie Ihr Unternehmen viel besser schützen. 

Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie sich über ihre Länder- und Branchenstandarddaten und Anforderungen an die Verwaltung vertraulicher Dokumente im Klaren sind. Nach der Veröffentlichung müssen diese im gesamten Unternehmen verbreitet und von allen befolgt werden. In der Regel beinhalten diese klare Leitlinien zur Dokumentenaufbewahrung und sicheren Vernichtung. Vertrauliche Informationen sollten beispielsweise nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Erfüllung der ursprünglichen Anforderung des Umgangs mit diesen Informationen erforderlich ist. Wenn Sie diese Daten nicht mehr benötigen, ist die Zusammenarbeit mit einem anerkannten Aktenvernichter für die sichere Vernichtung vertraulicher Kunden- und Mitarbeiterdaten unerlässlich. 

2. Angemessene Prozesse und Richtlinien implementieren 

Wenn es um den Schutz personenbezogener und vertraulicher Daten geht, sind Prozesse von entscheidender Bedeutung. Legen Sie Richtlinien und Verfahren fest, um verlorene oder gestohlene Geräte, verdächtige Aktivitäten und mutmaßliche Datenschutzverletzungen zu melden. Alle Prozesse sollten die gleichen Schritte für alle Mitarbeiter umfassen, unabhängig von ihrer Rolle oder ihrem Standort, um Verwirrung zu vermeiden. 

Denken Sie jedoch daran, dass Prozesse und Richtlinien nur dann wertvoll sind, wenn Unternehmen die entsprechenden Ressourcen aufwenden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen das einhält und tut, was es verspricht. 

3. In Datenverwaltungsprogramme investieren 

Die Art und Weise, wie die Daten verwendet und verwaltet werden, entwickelt sich ständig weiter. Daher müssen sich auch Ihre Datenverwaltungstools und -programme weiterentwickeln. Wenden Sie ausreichend Zeit und Ressourcen für kontinuierliche Verbesserungen auf, um Risiken in Ihrem Unternehmen zu erkennen. Dies kann mit einigen Investitionen verbunden sein, aber jeder Aufwand kostet weitaus weniger als eine Korrektur, insbesondere wenn Sie die Auswirkungen eines Verlusts des Kundenvertrauens (und des Geschäfts) berücksichtigen. 

Es kann effektiv sein, eine unabhängige Partei zu beauftragen, Ihre Programme, Datenschutzpraktiken regelmäßig zu überprüfen und nach potenziellen Schwachstellen zu suchen, da Sie dadurch eine andere Sichtweise erhalten. 

4. Mitarbeiterschulung und -bewusstsein 

Auf dem Weg zum Schutz personenbezogener und vertraulicher Daten ist der erste Schritt zum Handeln das Bewusstsein. Um wirklich effektiv zu sein, müssen Unternehmen sich darum bemühen, ihre Mitarbeiter zu schulen und durch umfassende Schulungen das Bewusstsein dafür zu schärfen, wie Bereiche identifiziert werden können, in denen das Risiko einer Datenverletzung besteht. 

Es ist auch wichtig, dass Ihre Botschaften konsistent sind, damit sie Teil der Unternehmenskultur werden und die Schulungen weiterhin ansprechend sind. Durch kontinuierliches Verstärken der richtigen Verhaltensweisen können Sie Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen vor potenziellen Bedrohungen schützen. 

5. Umsetzbare Anleitungen bereitstellen _ 

Stellen Sie immer sicher, dass Sie eine klare Richtung vorgeben, unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden. Implementieren Sie beispielsweise eine Clean Desk-Richtlinie, die alle Mitarbeiter befolgen müssen, unabhängig davon, ob sie vor Ort sind oder von zu Hause aus arbeiten. Darüber hinaus sollte den Mitarbeitern geraten werden, ihre Dokumente und Geräte sicher aufzubewahren, wenn sie nicht verwendet werden, und alle Dokumente, wenn sie nicht mehr benötigt werden, sicher zu entsorgen. 

Umsetzbare Anleitungen wie diese sind ein wirksames Mittel zum Schutz der personenbezogenen und vertraulichen Informationen, die Ihre Organisation verarbeitet. 
 
Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie unsere Dienste Ihre Mitarbeiter, Kunden und Ihr Unternehmen schützen können. 
 
¹ – Quelle: Bericht über die Kosten einer Datenschutzverletzung 2021
² – Quelle: Bloomberg