Fragen und Antworten zur Aktenvernichtung

1. Wir arbeiten mit einem Recycling-Unternehmen zusammen. Wofür benötigen wir da die Dokumentenvernichtung?
2. Wir besitzen in unserer Firma bereits einen Büro-Shredder. Warum sollten wir also ein externes Unternehmen beauftragen?
3. Wir heben unsere Daten auf, warum benötigen wir einen Aktenvernichtungsservice?
4. Was geschieht mit dem Papier nach der Zerkleinerung im Shredder?
5. Wie können wir dafür sorgen, dass unser geshreddertes Material umweltfreundlich weiterverarbeitet wird?

1. Wir arbeiten mit einem Recycling-Unternehmen zusammen. Wofür benötigen wir da die Dokumentenvernichtung?

Serviceleistungen, die von Recycling-Unternehmen angeboten werden, konzentrieren sich in erster Linie auf den Recyclingvorgang. Sie sind nicht zwingend dafür vorgesehen, Ihre vertraulichen Daten zu schützen oder gesetzliche Datenschutzrichtlinien in Bezug auf die Aktenvernichtung einzuhalten. Ihre Dokumente werden noch völlig intakt von Ihrem Büro abtransportiert und in der Regel manuell sortiert, um die erzielbaren Preise der recycelten Materialien zu steigern. Kommt es daher noch vor dem Recycling zu einem Unfall oder einem Sicherheitsverstoß, sind Ihre privaten Informationen für jeden einsehbar.

Bei Shred-it ist unser oberstes Ziel die sichere Aktenvernichtung. Darüber hinaus recyceln wir alle zerkleinerten Materialien. Ist das Recycling also Teil Ihrer unternehmensinternen Umweltrichtlinie, können wir Ihnen bei der Erfüllung Ihrer ökologischen Ziele helfen. Am Jahresende erhält jeder unserer Kunden, die regelmäßig unsere Dienste in Anspruch nehmen, ein Umweltzertifikat. Auf diesem Zertifikat findet sich die Anzahl der Bäume, die unser Kunde durch den Aktenvernichtungsservice gerettet hat.

2. Wir besitzen in unserer Firma bereits einen Büro-Shredder. Warum sollten wir also ein externes Unternehmen beauftragen?

Auch wenn Sie Ihre Aktenvernichtung derzeit intern durchführen, können Sie durch den Service von Shred-it Kosten einsparen. Unternehmen, sowohl große als auch kleine, können ihre Produktivität so mit einer professionellen Aktenvernichtung um etwa 17% steigern

Zeit ist Geld. Wenn Sie Dokumente intern vernichten, müssen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit für das Sortieren von Papier, das Entfernen von Büro- und Heftklammern und das Shreddern aufwenden – Zeit, die Sie besser für profitablere Aufgaben verwenden könnten. Während ein Mitarbeiter für die Vernichtung von 25kg Papier bis zu fünf Stunden benötigt, erledigt Shred-it diese Aufgabe in nur wenigen Minuten, Ihr Tagesgeschäft läuft einfach weiter.

3. Wir heben unsere Daten auf, warum benötigen wir  einen Aktenvernichtungsservice?

Alle Dokumente werden irgendwann nicht mehr benötigt. Hebt ein Unternehmen seine Dokumente zu lange auf, so ist dies ein erheblicher Kostenfaktor. Zu einer verantwortlichen Unternehmensführung gehört ein angemessener Plan über die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten. Dabei sollten Sie sowohl alle relevanten Datenschutzgesetze bedenken als auch die Frage, wie sinnvoll die Aufbewahrung für Ihr Geschäft ist.

Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsdauer ist der einzig richtige Weg zur Entsorgung dieser Dokumente deren vollständige Vernichtung vor Ort. Von allen verfügbaren Vernichtungsmethoden ist Aktenvernichtung vor Ort die sicherste. Nur so wird zweifelsfrei dafür gesorgt, dass nachweislich alle Dokumente komplett zerstört wurden.

Nach jeder Aktenvernichtung stellt Shred-it seinen Kunden ein Vernichtungszertifikat aus, in dem Datum und Zeit der Vernichtung angegeben sind. Auf diese Weise garantieren wir die sichere Entsorgung vertraulicher Unterlagen, was nicht nur verantwortungsvoll, sondern auch gesetzlich erforderlich ist.

4. Was geschieht mit dem Papier nach der Zerkleinerung im Shredder?

Alle Dokumente werden in konfettigroße Stücke zerkleinert und zu einer Recycling-Anlage transportiert. Dort werden sie zu neuen Produkten wiederverwertet, zum Beispiel in recycelte Haushaltspapiere, die Sie irgendwann wieder in Händen halten.

5. Wie können wir dafür sorgen, dass unser geshreddertes Material umweltfreundlich weiterverarbeitet wird?

Shred-it ist ein umweltbewusstes Unternehmen, das Recycling äußerst ernst nimmt. Jedes Jahr erhalten unsere Kunden in der regelmäßigen Dokumentenvernichtung ein Umweltzertifikat, auf dem die Anzahl der Bäume angegeben ist, die sie durch die Nutzung des Shred-it-Services gerettet haben.

Weitere Informationen über unser Umweltengagement und die ISO 14001